Regulamin organizacyjny
Zarządzenie nr 17/2023 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie z dnia 21 listopada 2023 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie
Na podstawie art. 13 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2020 r, poz. 194 z późn. zm.) oraz § 8 ust. 1 Statutu Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie, stanowiącego załącznik do uchwały Nr XLIX/934/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 9 stycznia 2006 r. w sprawie nadania Statutu Miejskiej Bibliotece Publicznej w Szczecinie (tekst jednolity: uchwała Nr XXVIII/807/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 18 marca 2013 r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego uchwały w sprawie nadania Statutu Miejskiej Bibliotece Publicznej w Szczecinie z późniejszymi zmianami)
§1
Wprowadza się nowy Regulamin Organizacyjny, którego treść stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Traci moc Zarządzenie Nr 44/2022 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie z dnia 19 lipca 2022 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie.
§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania r.
Regulamin Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie
Rozdział I
Postanowienia ogólne i definicje
§ 1
- Regulamin Organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie (dalej: MBP), a w szczególności strukturę organizacyjną i zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych.
- W rozumieniu niniejszego Regulaminu:
- komórki organizacyjne (dalej również: komórki) stanowią Działy, Filie, Magazyn Rezerw Zbiorów Bibliotecznych, Magazyn Druków Zbędnych, Kancelaria, Archiwum, radca prawny, specjalista ds. BHP.
- Kierującym komórką organizacyjną jest:
- kierownik Działu, Filii, Magazynu Rezerw Zbiorów Bibliotecznych, Magazynu Druków Zbędnych oraz Kancelarii,
- osoba, której powierzono wykonywanie czynności w Archiwum, osoby zatrudnione na stanowisku radcy prawnego oraz na stanowisku specjalisty ds. BHP.
§ 2
Integralną część Regulaminu stanowi załącznik określający schemat struktury organizacyjnej MBP.
Rozdział II
Zasady funkcjonowania i zadania
§ 3
- MBP jest instytucją kultury, wpisaną do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Prezydenta Miasta Szczecin pod nr RIK 4/97, działającą na podstawie:
- ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej,
- ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach,
- Statutu nadanego uchwałą Nr XLIX/934/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 9 stycznia 2006 r. z późn. zm. (dalej : Statut).
- Przedmiot działalności MBP określa Statut.
- Filie MBP oraz ich usytuowanie określa załącznik do Statutu.
Rozdział III
Ogólne regulacje dotyczące struktury organizacyjnej
§ 4
- MBP jest kierowana, zarządzana i reprezentowana na zewnątrz przez Dyrektora MBP (dalej: Dyrektor). Zastępcy Dyrektora oraz Kierujący komórkami organizacyjnymi wspomagają Dyrektora w zakresie swoich obowiązków.
- Tryb powołania i odwołania Dyrektora oraz jego Zastępców określa Statut.
- Dyrektor powołuje i odwołuje Kierujących komórkami organizacyjnymi.
- Dyrektor powierza wskazane w Regulaminie obowiązki wybranym przez siebie osobom, chyba że Regulamin albo przepis prawa stanowi inaczej.
§ 5
- Strukturę organizacyjną MBP tworzą:
- Dział Zarządzania Siecią Biblioteczną (ZSB) wraz z podległymi mu Filiami MBP,
- Dział Gromadzenia Zbiorów (GZ) wraz z podległym mu Magazynem Rezerwy Zbiorów Bibliotecznych i Magazynem Druków Zbędnych,
- Dział Opracowania Zbiorów (OZ),
- Dział Informatyzacji (DI),
- Dział Kadr i Płac (KP),
- Dział Księgowości (KF),
- Dział Promocji (PR),
- Dział Techniczno-Eksploatacyjny (TE),
- Archiwum (A),
- Kancelaria (K),
- Radca prawny,
- Specjalista ds. BHP.
- Kierujący komórkami organizacyjnymi odpowiadają za pracę tej komórki, w tym za całokształt podjętych i niepodjętych działań.
- W przypadku wieloosobowej komórki organizacyjnej zastępstwo Kierującego komórką sprawuje pisemnie wyznaczony przez niego pracownik tej komórki.
§ 6
- W ramach działalności MBP wyszczególnia się następujące grupy obowiązków, które mogą być powierzane poszczególnym osobom w trybie § 4 ust. 4:
- bibliotekarz systemowy,
- inspektor ochrony danych,
- administrator systemów informatycznych,
- administrator internetowego serwisu informacyjnego Biuletynu Informacji Publicznej,
- koordynator zamówień publicznych,
- koordynator działań kontrolnych i windykacyjnych,
- koordynator ds. dostępności,
- koordynator ds. ochrony przeciwpożarowej.
- Osoba, której powierzono wykonywanie obowiązków, o których mowa w ust. 1 pkt. 2, podlega w tym zakresie bezpośrednio Dyrektorowi i nie może otrzymywać instrukcji dotyczących wykonywania tych obowiązków.
- Osoba, której powierzono wykonywanie obowiązków, o których mowa w ust. 1:
- pkt. 1 podlega w tym zakresie bezpośrednio Zastępcy Dyrektora do spraw merytorycznych,
- pkt. 3-8 podlega w tym zakresie bezpośrednio Dyrektorowi.
- Osoby, którym powierzono wykonywanie obowiązków, o których mowa w ust. 1, mogą wykonywać również inne zadania i obowiązki.
§ 7
W ramach działalności MBP mogą być powoływane stałe i doraźne komisje. Zakres zadań i uprawnienia komisji określa Dyrektor albo wskazana przez niego osoba. Obowiązek uczestnictwa w pracach komisji, w tym obowiązek kierowania pracami komisji, zostaje powierzany w trybie § 4 ust. 4. W szczególności mogą funkcjonować:
- komisja selekcji zbiorów,
- komisja likwidacyjna,
- komisja przetargowa,
- komisja inwentaryzacyjna,
- komisja skontrowa,
- komisja brakowania dokumentacji aktowej,
Rozdział IV
Dyrektor
§8
- Jeżeli niniejszy Regulamin wyraźnie nie przyznaje praw i nie nakłada obowiązków na poszczególne komórki lub poszczególnych pracowników osobą właściwą i uprawnioną do podjęcia czynności jest Dyrektor.
- Dyrektor nadzoruje główne kierunki działalności MBP, a także pracę komórek i poszczególnych pracowników. Dyrektor może zmieniać podejmowane przez pracowników MBP rozstrzygnięcia.
- Do uprawnień Dyrektora (§ 4 ust. 1) należy w szczególności:
- podpisywanie wszelkiej dokumentacji kierowanej do osób trzecich (w tym: do Organizatora, sądów, komorników, organów administracji publicznej i innych władz publicznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej, osób fizycznych),
- podpisywanie dokumentacji o wewnętrznym zakresie zastosowania (w tym: zarządzeń, poleceń),
- składanie wszelkich oświadczeń woli, a w szczególności:
- dotyczących zawierania, rozwiązywania, wypowiadania, odstępowania i zmiany wszelkich umów (w tym: pracowniczych),
- udzielania wszelkich pełnomocnictw (w tym procesowych),
- tworzenie, znoszenie i przekształcanie poszczególnych stanowisk pracy, nadawanie pracownikom zakresu obowiązków, podejmowanie decyzji w sprawie odpowiedzialności pracowników (w tym materialnej i służbowej) oraz wykonywanie wszelkich innych uprawnień pracodawcy,
- Dyrektorowi bezpośrednio podlegają:
- Zastępca Dyrektora do spraw merytorycznych,
- Zastępca Dyrektora do spraw technicznych,
- Główny Księgowy kierujący Działem Księgowości (KF),
- Dział Informatyzacji (DI),
- Dział Kadr i Płac (KP),
- Kancelaria (K),
- Radca prawny,
- Specjalista ds. BHP.
Rozdział V
Zastępca Dyrektora do spraw merytorycznych
§ 9
- W przypadku nieobecności Dyrektora Zastępca Dyrektora do spraw merytorycznych jest uprawniony do podejmowania wszystkich czynności, do których uprawniony jest Dyrektor.
- Zastępca Dyrektora do spraw merytorycznych odpowiada wyłącznie przed Dyrektorem za całokształt podjętych i niepodjętych działań.
- Wykonując swoje obowiązki Zastępca Dyrektora do spraw merytorycznych ma na uwadze merytoryczne uzasadnienie podjętych lub niepodjętych działań, a także ich zgodność z interesami MBP.
§ 10
Zastępca Dyrektora do spraw merytorycznych:
- zastępuje Dyrektora w razie jego nieobecności lub na jego polecenie,
- sprawuje stały nadzór nad podległymi komórkami organizacyjnymi i odpowiada za efektywność ich działania,
- sporządza sprawozdania okresowe oraz na polecenie Dyrektora przygotowuje opinie, informacje i raporty,
- odpowiada za podejmowane działania promocyjne oraz wizerunek MBP,
- nadzoruje działalność sieci filii oraz odpowiada za ich prawidłowe funkcjonowanie,
- nadzoruje efektywność zakupu i wykorzystania księgozbioru, odpowiada za stan księgozbioru w filiach bibliotecznych,
- koordynuje i nadzoruje ekonomiczny i efektywny obieg materiałów bibliotecznych,
- dokonuje systematycznej analizy działań merytorycznych MBP pod kątem ich jakości, potrzeb użytkowników oraz obowiązujących trendów,
- inicjuje tworzenie koniecznych planów optymalizujących i naprawczych oraz nadzoruje ich realizację w zakresie powierzonych jej zadań,
- pozyskuje środki z funduszy zewnętrznych, w tym z dotacji celowych, na podjęcie i prowadzenie działalności merytorycznej oraz nadzoruje prawidłowe ich wydatkowanie i rozliczenie,
- wykonuje inne czynności polecone przez Dyrektora.
§ 11
- Zastępcy Dyrektora do spraw merytorycznych bezpośrednio podlegają:
- Dział Zarządzania Siecią Biblioteczną (ZSB),
- Dział Gromadzenia Zbiorów (GZ),
- Dział Opracowania Zbiorów (OZ),
- Dział Promocji (PR),
- W stosunku do kierowników podległych komórek oraz pracowników tych komórek Zastępcy Dyrektora do spraw merytorycznych przysługuje prawo wydawania poleceń służbowych.
Rozdział VI
Zastępca Dyrektora do spraw technicznych
§ 12
- W przypadku nieobecności Dyrektora Zastępca Dyrektora do spraw technicznych jest uprawniony do podejmowania wszystkich czynności, do których uprawniony jest Dyrektor.
- Zastępca Dyrektora do spraw technicznych odpowiada wyłącznie przed Dyrektorem za całokształt podjętych i niepodjętych działań.
- Wykonując swoje obowiązki Zastępca Dyrektora do spraw technicznych ma na uwadze merytoryczne uzasadnienie podjętych lub niepodjętych działań, a także ich zgodność z interesami MBP.
§ 13
Zastępca Dyrektora do spraw technicznych:
- zastępuje Dyrektora w razie jego nieobecności lub na jego polecenie,
- sprawuje stały nadzór nad podległymi komórkami organizacyjnymi,
- nadzoruje przygotowanie planów remontów i inwestycji oraz ich realizację,
- pozyskuje środki z funduszy zewnętrznych w zakresie remontów i inwestycji, nadzoruje prawidłowe ich wydatkowanie i rozliczenie,
- nadzoruje prawidłowość ochrony mienia ruchomego i nieruchomego MBP i stanu jego zabezpieczenia,
- nadzoruje administrowanie obiektami MBP, w szczególności sprawdza umowy związane z funkcjonowaniem tych obiektów i kontroluje ich realizację,
- odpowiada za estetykę, stan techniczny oraz obowiązkowe przeglądy obiektów bibliotecznych,
- prowadzi Książki Obiektów Budowlanych nieruchomości zarządzanych przez MBP,
- nadzoruje pzrzygotowanie planów startegicznych w zakresie informatyzacji dotyczących wprowadzania i realizacji nowych e-usług oraz zakupów inwestycyjnych,
- nadzoruje przygotowania oraz realizację umów w zakresie telekomunikacyjnym,
- nadzoruje prawidłowość działania sprzętu informatycznego,
- sporządza okresowe sprawozdania w terminach wyznaczonych przez Dyrektora,
- sporządza sprawozdania, informacje, opinie dla Organizatora,
- wykonuje inne czynności polecone przez Dyrektora,
- nadzoruje pracę Archiwum.
§ 14
- Zastępcy Dyrektora do spraw technicznych bezpośrednio podlegają:
- Dział Techniczno-Eksploatacyjny (TE),
- Dział Informatyzacji (DI),
- Archiwum (A).
- W stosunku do kierowników podległych komórek oraz pracowników tych komórek Zastępcy Dyrektora do spraw technicznych przysługuje prawo wydawania poleceń służbowych.
Rozdział VII
Główny Księgowy i Dział księgowości (KF)
§ 15
- Główny Księgowy kieruje Działem Księgowości.
- Główny Księgowy odpowiada za całokształt spraw związanych z prowadzeniem działalności finansowo-budżetowej na podstawie ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości oraz ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej w szczególności w zakresie:
- wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
- dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
- dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
- sprawowania nadzoru nad inwentaryzacją aktywów MBP,
- sprawowania kontroli nad gospodarką kasową,
- sprawowania nadzoru nad gospodarką magazynową,
- opracowywania rocznych planów przychodów i kosztów jednostki,
- opracowywania budżetów modelowych i wieloletnich prognoz finansowych,
- sporządzania wymaganych przez Organizatora sprawozdań budżetowych.
§ 16
Do zadań Działu Księgowości należy zapewnienie:
- prowadzenia rachunkowości jednostki,
- prowadzenia gospodarki kasowej,
- prowadzenia ewidencji zamówień publicznych,
- sprawdzania faktur VAT pod względem formalnym i rachunkowym,
- przekazywania faktur VAT do odpowiednich komórek organizacyjnych celem sprawdzenia i opisania dokumentów pod względem merytorycznym,
- naliczania składek i sporządzania deklaracji PFRON,
- przygotowania przelewów do zatwierdzenia przez osoby upoważnione,
- terminowej realizacji płatności,
- obsługi programu kadrowo-finansowego w dedykowanym zakresie,
- wystawiania dowodów księgowych (not i rachunków).
Rozdział VIII
Kierujący komórkami organizacyjnymi
§ 17
- Kierujący komórkami organizacyjnymi działają w ramach powierzonego obszaru zadań i obowiązków na zasadzie samodzielności.
- Sprawy wymagające akceptacji przełożonego Kierujący komórkami przedstawiają w postaci całościowo opracowanego projektu, chyba że ich przełożony postanowił inaczej.
- Kierujący komórkami odpowiadają za całokształt podjętych i niepodjętych działań w zakresie przewidzianym dla danej komórki.
- Wykonując swoje obowiązki Kierujący komórkami ma na uwadze merytoryczne uzasadnienie podjętych lub niepodjętych działań, a także ich zgodność z interesami MBP.
§ 18
- Kierujący komórkami organizacyjnymi, poza wykonywaniem innych obowiązków służbowych, zobowiązani są do:
- nadzoru nad warunkami pracy w danej komórce, a także jakości, ilości, celowości i prawidłowości wykonywanej pracy,
- nadzoru nad spełnieniem się w danej komórce warunków przewidzianych przepisami wewnętrznymi (w tym: Regulaminem Pracy), przepisami BHP i PPOŻ,
- rozliczania wykonania zadań przydzielonych komórce,
- sporządzania okresowych sprawozdań w terminach wyznaczonych przez Dyrektora,
- wdrożenia w danej komórce poleceń służbowych wydanych przez przełożonych,
- rozsądnego wyboru wykonawców do realizowanych zadań przydzielonych komórce - w przypadku, gdy o wyborze tym decyduje Kierujący komórką,
- dbałości o mienie powierzone w związku z pracą komórki,
- zapewnienia przestrzegania tajemnicy pracodawcy, służbowej lub ustawowej,
- przeprowadzenie analizy ryzyka stanowiącego element kontroli zarządczej,
- informowania bezpośredniego przełożonego, a jeżeli nie jest nim Dyrektor to w drugiej kolejności również i jego, o utrudnieniach w pracy komórki lub o możliwości racjonalizacji tej pracy wraz z propozycją podjęcia odpowiednich działań.
- Kierujący wieloosobowymi komórkami organizacyjnymi, poza wykonywaniem innych obowiązków służbowych oraz obowiązków, o których mowa w ust. 1, zobowiązani są ponadto do:
- wyznaczenia osoby, o której mowa w § 5 ust. 3,
- zapewnienia ciągłości pracy komórki,
- wydawania odpowiednich poleceń służbowych podległym pracownikom,
- odpowiedniego zaplanowania i zorganizowania pracy w komórce organizacyjnej, w tym również:
- wyznaczenia pracownikom odpowiednich zadań,
- określenia sposobu podziału pracy,
- ułożenia projektu planu urlopów dla pracowników danej komórki,
- wydawania zezwoleń na opuszczenie miejsca pracy w godzinach pracy oraz kontroli odpracowania czasu opuszczenia pracy przed końcem okresu rozliczeniowego,
- udzielania, w razie potrzeb, instruktażu i wskazówek podwładnym, nadzór nad pracą poszczególnych pracowników danej komórki,
- dokonywania okresowej oceny pracy komórki oraz pracowników danej komórki,
- składania, w razie potrzeb, wniosków o nagrody, kary, awanse w stosunku do podległych pracowników,
- przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków i skarg od podległych pracowników oraz wydawanie odpowiednich rozstrzygnięć w tych sprawach.
Rozdział IX
Pracownicy nie pełniący funkcji kierownika komórki
§ 19
Pracownicy nie pełniący funkcji kierownika komórki zobowiązani są do wykonywania pracy w zgodzie z Regulaminem Pracy, przepisami prawa pracy oraz poleceniami przełożonych.
Rozdział X
Dział Zarządzania Siecią Biblioteczną
§ 20
Kierownikowi Działu Zarządzania Siecią Biblioteczną bezpośrednio podlegają:
- Kierownicy Filii MBP,
- pracownicy tego działu, również ci, którzy zgodnie z aktualnym poleceniem świadczą pracę w Filii (bibliotekarze dyżurni),
- pracownicy Filii, o których mowa w § 22 ust. 2 i 3.
§ 21
Do zadań Działu Zarządzania Siecią Biblioteczną należy:
- opieka merytoryczna nad Filiami MBP,
- sprawowanie nadzoru nad Filiami MBP oraz nad pracą bibliotekarzy dyżurnych,
- zapewnianie ciągłości pracy Filii MBP,
- szkolenie pracowników, kierowanie wymianą doświadczeń między Filiami oraz adaptowanie do potrzeb działu i podległych Filii najnowszych rozwiązań z dziedziny metodyki i organizacji pracy bibliotecznej,
- opiniowanie planów i założeń do polityki gromadzenia zbiorów MBP dla komisji zakupu oraz opracowywanie dla niej opisów księgozbiorów poszczególnych Filii,
- obsługa prenumeraty czasopism poprzez:
- dobór tytułów czasopism,
- przydział komórek organizacyjnych dla dobranych tytułów,
- obsługa baz pełnotekstowych poprzez obsługę dostępów dla czytelników i pracowników,
- aktywny udział w konferencjach i seminariach, w tym przygotowywanie wystąpień i referatów,
- prowadzenie prac badawczych z zakresu bibliotekarstwa i publikowanie ich wyników,
- prowadzenie statystyki zbiorczej dotyczącej działalności merytorycznej filii, przygotowanie statystyki poszczególnych filii oraz sprawozdań, analiz i opracowań wybranych aspektów działalności MBP i podległych Filii,
- prowadzenie działalności instruktażowej w zakresie:
- udostępniania zbiorów,
- obsługi systemów i programów bibliotecznych,
- organizacji pracy,
- przydzielanie numerów w systemie bibliotecznym dla kart bibliotecznych przekazywanych do Filii,
- gromadzenie, porządkowanie i aktualizowanie dokumentacji czytelników,
- wykonywanie innych czynności organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem Filii nie zastrzeżonych do obowiązków kierownika Filii
§ 22
- Do obowiązków Filii należy:
- zapewnienie funkcjonowania Filii w godzinach przewidzianych w odrębnym zarządzeniu,
- organizowanie procesu obsługi czytelników, w tym dokonywanie zapisów do zbioru czytelników MBP i wydawanie kart bibliotecznych,
- przyjmowanie wpłat gotówkowych i bezgotówkowych w Filii,
- dbałość o przestrzeganie Regulaminu Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie
- obsługa i szkolenie czytelników, udzielanie informacji bibliotecznych i bibliograficznych oraz porad w zakresie doboru lektury,
- promowanie i popularyzacja MBP i czytelnictwa poprzez współpracę z instytucjami i organizacjami w środowisku lokalnym, organizację akcji i imprez kulturalnoedukacyjnych, informowanie o ofercie MBP,
- aktywny udział w profilowaniu zakupu zbiorów bibliotecznych do Filii, przygotowanie do udostępniania oraz przechowywanie i zabezpieczanie zbiorów, właściwy podział, ustawienie, aktualizacja i konserwacja,
- inicjowanie procesu ubytkowania zbiorów w kategorii „zniszczone”,
- organizowanie i wykonywanie prac związanych z ubytkowaniem i przekazaniem materiałów bibliotecznych,
- organizowanie i wykonywanie prac wspomagających zadania Magazynu Druków Zbędnych, w tym wprowadzanie danych do programu sklepowego w dedykowanym zakresie oraz obsługa klientów w procesie wydawania zamówionych materiałów bibliotecznych,
- prowadzenie statystyki i dokumentacji bibliotecznej oraz przygotowanie raportów i zestawień w zależności od potrzeb poszczególnych działów
- planowanie i sprawozdawczość,
- współpraca z działami MBP w zakresie kompetencji poszczególnych działów,
- Pracą Filii jednoosobowych kieruje Kierownik Działu Zarządzania Siecią Biblioteczną. Może on wydawać polecenia, o których mowa w § 19 pracownikom, którzy zgodnie z aktualnym poleceniem świadczą pracę w tej Filii celem zapewnienia realizacji wszystkich zadań przewidzianych w ust. 1.
- W razie nieobecności lub braku Kierownika Filii wieloosobowej pracą tej Filii kieruje Kierownik Działu Zarządzania Siecią Biblioteczną. Może on wydawać polecenia, o których mowa w § 19 pracownikom, którzy zgodnie z aktualnym poleceniem świadczą pracę w tej Filii celem zapewnienia realizacji wszystkich zadań przewidzianych w ust. 1.
Rozdział XI
Dział Gromadzenia Zbiorów
§ 23
Kierownikowi Działu Gromadzenia Zbiorów bezpośrednio podlegają:
- pracownicy tego działu,
- Kierownik Magazynu Rezerw Zbiorów Bibliotecznych,
- Kierownik Magazynu Druków Zbędnych.
§ 24
Do zadań Działu Gromadzenia Zbiorów należy:
- gromadzenie zbiorów dla komórek organizacyjnych polegające na:
- przygotowaniu planów i założeń do polityki gromadzenia zbiorów MBP,
- przyjmowaniu dezyderat Filii, Działów i bezpośrednio od czytelników,
- przygotowaniu i realizacji zakupu nowości wydawniczych i uzupełnień,
- sprawdzaniu kompletności dostaw, składaniu i rozliczaniu reklamacji,
- współpracy z Działem Księgowości w zakresie rozliczenia faktur wpływających z tytułu dokonywanych zakupów,
- przyjmowaniu i selekcji darów,
- inicjowaniu i realizacji procesu przenoszenia zbiorów pomiędzy Filiami, Magazynem Rezerw Zbiorów Bibliotecznych i Magazynem Druków Zbędnych,
- inicjowaniu i realizacji procesu ubytkowania zbiorów w kategorii „wycofane (zdezaktualizowane)”, „wycofane (nieczytane)” oraz „inne”,
- ewidencjonowaniu zbiorów.
- przyjmowanie protokołów ubytków z Filii, ich ewidencjonowanie oraz usuwanie ubytkowanych pozycji z katalogu elektronicznego,
- rozliczanie rocznych przybytków i ubytków zbiorów ze wszystkimi komórkami MBP, a szczególnie z Filiami, Magazynem Rezerw Zbiorów Bibliotecznych oraz Magazynem Druków Zbędnych a także sporządzanie raportów na podstawie danych w systemach komputerowych,
- obsługa prenumeraty czasopism poprzez:
- realizację zakupu,
- sprawdzanie kompletności dostaw, składanie i rozliczanie reklamacji,
- współpracę z Działem Księgowości w zakresie rozliczenia faktur wpływających z tytułu dokonywanych zakupów,
- obsługa baz pełnotekstowych poprzez:
- dobór tytułów,
- współpracę z Działem Księgowości w zakresie rozliczenia faktur wpływających z tytułu dokonywanych zakupów,
- wykonywanie innych czynności organizacyjno-rozliczeniowych, w tym tworzenie lub opiniowanie procedur i zasad kontroli stanu zbiorów,
- udzielanie informacji o zbiorach w oparciu o dostępne katalogi,
- techniczne przygotowanie materiałów bibliotecznych do wypożyczania,
- organizacja ekspedycji materiałów bibliotecznych do innych komórek i między komórkami.
§ 25
- Do zadań Magazynu Rezerw Zbiorów Bibliotecznych należy:
- przechowywanie i zabezpieczanie zbiorów,
- przysposabianie materiałów bibliotecznych do udostępniania lub przekazania do innej komórki,
- włączanie zwróconych lub pozyskanych materiałów bibliotecznych do zbiorów i dbanie o ich należyte rozmieszczenie, układ i oznakowanie,
- nadzorowanie kompletności zbiorów oraz prowadzenie statystyki i sprawozdawczości,
- wstępna selekcja zbiorów,
- prowadzenie procesu digitalizacji materiałów bibliotecznych,
- wykreślanie ubytków z inwentarzy kartkowych,
- sporządzanie protokołów przekazania materiałów bibliotecznych i protokołów ubytków,
- przekazywanie na makulaturę lub do utylizacji zbędnych materiałów bibliotecznych.
- Do zadań Magazynu Druków Zbędnych należy:
- czasowe przechowywanie materiałów bibliotecznych w celu ich zbycia, utylizacji albo przekazania innemu podmiotowi,
- organizowanie procesu sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania materiałów bibliotecznych,
- prowadzenie procesu digitalizacji materiałów bibliotecznych.
Rozdział XII
Dział Opracowania Zbiorów
§ 26
Do zadań Działu Opracowania Zbiorów należy:
- tworzenie katalogu zbiorów materiałów bibliotecznych zgodnie z przyjętymi standardami i zasadami katalogowania:
- katalogowanie formalne według cech formalno-wydawniczych w formacie MARC,
- katalogowanie przedmiotowe przy użyciu Deskryptorów Biblioteki Narodowej oraz UKD,
- prezentowanie okładek w e-katalogu,
- inwentaryzowanie zbiorów:
- opracowanie schematu sygnatur,
- wydruk unikatowych kodów kreskowych,
- sprawdzenie kompletności inwentaryzacji,
- udostępnienie informacji o zasobach online,
- prowadzenie kartoteki haseł wzorcowych,
- współpraca z Biblioteką Uniwersytetu Śląskiego w zakresie scalania haseł i utrzymania zgodności pomiędzy Lokalną Kartoteką Haseł Wzorcowych a Centralną Kartoteką Haseł Wzorcowych,
- kontrola bazy danych i nadzór merytoryczny w celu zachowania kompletności i spójności danych, w szczególności poprzez:
- meliorację katalogu,
- aktualizację słowników, faset,
- tworzenie i kontrolowanie bazy czasopism,
- udostępnianie informacji o licencjonowanych zbiorach elektronicznych,
- administrowanie Kolekcją Cyfrową MBP w ramach Zachodniopomorskiej Biblioteki Cyfrowej "Pomerania""
- opracowanie i publikowanie obiektów cyfrowych,
- sprawowanie nadzoru merytorycznego nad zbiorem cyfrowym,
- zarządzanie kolekcją cyfrową oraz prawami autorskimi,
- współpraca z koordynatorem ZBC "Pomerania",
- prowadzenie statystyk,
- przygotowanie i udzielanie informacji o Kolekcji Cyfrowej MBP.
- sporządzanie zestawień i raportów na podstawie danych tworzonych w systemie bibliotecznym,
- przygotowanie procedur i zasad opracowania baz katalogowych,
- udzielanie informacji i szkolenie pracowników w zakresie wyszukiwania dokumentów w e-katalogu,
- opracowanie planów i sprawozdań z działalności działu.
Rozdział XIII
Dział Informatyzacji
§ 27
Do zadań Działu Informatyzacji należy:
- administrowanie siecią teleinformatyczną MBP (we wszystkich komórkach zgodnie z przyjętymi zasadami bezpieczeństwa informacji, a w szczególności:
- zarządzanie kontrolą dostępu zgodnie z zasadami wynikającymi z przyjętych środków bezpieczeństwa,
- zapewnienie sprawności i bezpieczeństwa sieci,
- administrowanie systemami informatycznymi,
- nadzór nad funkcjonowaniem urządzeń telefonii VOIP.
- prowadzenie bieżącej analizy posiadanych zasobów w zakresie wydajności, niezawodności, zużycia i potrzeby ich odnowienia,
- wyszukiwanie, analizowanie i wnioskowanie o dokonanie nabycia programów komputerowych zgodnie z aktualnymi potrzebami MBP,
- wyszukiwanie, analizowanie i wnioskowanie o dokonanie nabycia sprzętu komputerowego, telekomunikacyjnego, CCTV a także urządzeń peryferyjnych,
- instalowanie zakupionego sprzętu i programów komputerowych,
- konserwacja sprzętu i aktualizacja oprogramowania używanego w MBP,
- zapewnienie stałej dostępności zasobów zgromadzonych na urządzeniach MBP poprzez utrzymywanie ich w trybie ciągłej pracy oraz bieżące zapewnianie sprawności sprzętu, w szczególności:
- diagnozowanie uszkodzeń i awarii oraz podejmowanie odpowiednich działań naprawczych,
- testowanie, analizowanie, konfigurowanie aplikacji sieciowych w celu uzyskania maksymalnej niezawodności i bezpieczeństwa,
- wykrywanie i neutralizowanie zagrożeń sieciowych (włamania, wirusy, trojany),
- archiwizacja zbiorów danych MBP zgodnie z zasadami wynikającymi z przyjętych środków bezpieczeństwa,
- nadzór nad wycofaniem sprzętu komputerowego z użycia zgodnie z zasadami wynikającymi z przyjętych środków bezpieczeństwa,
- konfigurowanie i uruchamianie, w miarę zapotrzebowania, nowych usług w MBP,
- nadzór nad procesem transmisji danych i innych usług telekomunikacyjnych, w tym zapewnienie ich odnowienia na kolejny okres,
- prowadzenie spraw związanych z rejestracją obrazu oraz monitorowaniem wytypowanych obiektów MBP (system CCTV).
Rozdział XIV
Dział Kadr i Płac
§ 28
Do zadań Działu Kadr i Płac należy:
- prowadzenie całokształtu spraw pracowniczych przy zachowaniu aktualnie obowiązujących przepisów, w szczególności nadzór nad spełnianiem przez MBP warunku obligatoryjnych badań i szkoleń pracowników, prowadzenie akt osobowych, obsługa wniosków urlopowych i zwolnień lekarskich, sporządzanie projektów oświadczeń woli wynikających ze stosunku pracy, prowadzenie bieżącej analizy stanu i struktury zatrudnienia,
- przygotowywanie sprawozdań i statystyk w zakresie spraw osobowych,
- prowadzenie podręcznego archiwum spraw osobowych,
- sporządzanie i przekazywanie dokumentów do Urzędu Skarbowego, w tym;
- informacji o uzyskanych dochodach i pobranych zaliczkach na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych,
- składanie rocznych deklaracji na zaliczki miesięczne podatku dochodowego od osób fizycznych, w szczególności PIT 4R, PIT 11,
- sporządzanie i przekazywanie dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w tym:
- deklaracji rozliczeniowych,
- dokumentów zgłoszeniowych,
- dokumentów emerytalno-rentowych,
- dokumentów zasiłkowych,
- innych wymaganych zaświadczeń,
- innych dokumentów na wniosek ZUS;
- sporządzanie i przekazywanie innych dokumentów związanych ze sprawami pracowniczymi do innych odpowiednich organów,
- wydawanie osobom upoważnionym odpowiednich zaświadczeń, w tym tych niezbędnych do ustalenia prawa do emerytury i jej wysokości,
- świadczenie pomocy Kasie Zapomogowo-Pożyczkowej w zakresie zadań obciążających pracodawcę,
- obsługa PPK,
- obsługa programu kadrowo-finansowego w dedykowanym zakresie,
- sporządzanie list płac,
- prowadzenie grupowego ubezpieczenia na życie,
- sporządzanie zestawień dla Działu Księgowości.
Rozdział XV
Dział Promocji
§ 29
Do zadań Działu Promocji należy:
- prowadzenie kampanii promocyjnych MBP, jej zbiorów i usług,
- promocja książki i czytelnictwa,
- organizowanie wydarzeń kulturalnych,
- tworzenie i realizowanie w MBP projektów kulturalnych z uwzględnieniem zewnętrznych źródeł finansowania,
- wspieranie, koordynowanie i monitorowanie wydarzeń kulturalnych organizowanych przez filie biblioteczne,
- koordynowanie wolontariatu związanego z działalnością kulturalną MBP,
- opracowywanie publikacji na temat MBP oraz dokumentowanie i gromadzenie informacji o działalności MBP,
- prowadzenie procesu komunikacji ze środkami masowego przekazu, kontakt z mediami w kwestiach promocyjnych, związanych z wydarzeniami kulturalnymi,
- organizacja konferencji oraz szkoleń naukowych i branżowych,
- prowadzenie wydawnictwa MBP,
- aktualizacja treści na stronie internetowej MBP, współpraca przy aranżacji jej wyglądu,
- obsługa mediów społecznościowych Biblioteki (takich jak Facebook, Instagram, Twitter itp.),
- wdrażanie i monitorowanie reguł identyfikacji wizualnej MBP.
Rozdział XVI
Dział Techniczno-Eksploatacyjny
§ 30
Do zadań Działu Techniczno-Eksploatacyjnego należy:
- opracowywanie programów inwestycyjnych, remontowych i modernizacyjnych dla obiektów MBP,
- kompleksowe prowadzenie spraw budowlanych i technicznych w szczególności takich jak przygotowanie, kontrola i rozliczanie prac projektowych (z wyłączeniem sporządzania programu funkcjonalno-użytkowego), remontowych, napraw lub wymian urządzeń i innych elementów technicznych, a w tym też współpraca z wykonawcą, projektantem, kierownikiem budowy, inspektorem nadzoru, konserwatorem zabytków i organami administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego,
- prowadzenie prac konserwatorskich, gospodarczych, naprawczych i interwencyjnych zapewniających prawidłowe i ekonomiczne funkcjonowanie obiektów MBP pod względem technicznym,
- realizacja zaleceń BHP oraz innych zaleceń wynikających z przeprowadzonych przeglądów,
- współpraca z zarządcami budynków i zarządcami wspólnot mieszkaniowych dotycząca wynajmowanych przez MBP pomieszczeń w zakresie technicznym i administracyjnym,
- prowadzenie spraw związanych z okresowymi przeglądami i serwisami technicznymi przeprowadzanymi w obiektach MBP, w tym konserwacja urządzeń wielofunkcyjnych (kserokopiarek),
- sprawowanie bieżącej kontroli nad stanem technicznym i estetycznym środków trwałych i wyposażenia komórek organizacyjnych lub obiektów MBP, nabywanie, wymiana albo naprawa środków trwałych i wyposażenia, a także kontrola nad ruchem i likwidacją środków trwałych i wyposażenia wraz z obsługą programu kadrowo-finansowego w zakresie tego ruchu i likwidacji,
- prowadzenie spraw transportowych, w tym organizacja przewozów samochodowych zgodnie z harmonogramem zamieszczonym w Infolib, dystrybucja wody pitnej w okresie letnim oraz organizacja przeglądów i napraw samochodowych,
- zaopatrywanie komórek organizacyjnych w niezbędne materiały, środki, sprzęt i wyposażenie (w tym także wyposażenie apteczek) oraz prowadzenie magazynu materiałów biurowych,
- pielęgnacja i utrzymanie terenów zielonych oraz chodników przy siedzibie MBP,
- kompleksowe utrzymanie czystości w Filiach oraz siedzibie MBP,
- gospodarowanie odpadami, w szczególności organizacja spraw związanych z segregacją śmieci, kartami ewidencji odpadów, likwidacją makulatury, złomu, elektrozłomu i zużytych świetlówek oraz przygotowanie rocznej informacji o odpadach,
- administrowanie systemem alarmowym poprzez nadawanie uprawnień osobom uprawnionym, a w razie potrzeby kodowanie lub rozkodowywanie obiektów,
- prowadzenie i uporządkowane przechowywanie dokumentacji działu, a w tym dokumentacji budowlanej i remontowej oraz dokumentacji związanej z kartami charakterystyk zakupionych środków chemicznych,
- przygotowanie i uaktualnianie danych potrzebnych do zawarcia umowy ubezpieczenia oraz udział w procesie likwidacji szkody,
- sprawdzanie i opisywanie pod względem merytorycznym dokumentów księgowych za usługi związane z eksploatacją obiektów takie jak usługi telekomunikacyjne, usługi ochrony, dostawy energii i innych mediów, wywozu nieczystości, czynsze, abonamenty RTV oraz wypełnianie deklaracji na podatek od nieruchomości,
- prowadzenie gospodarki narzędziowej,
- zaopatrywanie pracowników działu DTE w odzież ochronną i środki ochrony indywidualnej,
- opracowywanie niezbędnych informacji i sprawozdań z zakresu pracy działu DTE.
Rozdział XVII
Archiwum
§ 31
Do zadań osoby której powierzono wykonywanie czynności w Archiwum należy:
- przejmowanie, przechowywanie, zabezpieczanie oraz prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych z poszczególnych komórek MBP,
- udostępnianie materiałów przechowywanych w Archiwum,
- inicjowanie brakowania materiałów kategorii B,
- udział w pracach komisji mającej za zadanie ocenę i wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania,
- występowanie do Archiwum Państwowego o zgodę na wybrakowanie wytypowanej dokumentacji.
Rozdział XVIII
Kancelaria
§ 32
Do zadań Kancelarii należy:
- prowadzenie rejestru korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej MBP,
- organizowanie zebrań, spotkań służbowych, narad,
- redagowanie pism urzędowych, sporządzenie protokołów z narad i spotkań,
- przekazywanie właściwym komórkom organizacyjnym decyzji i postanowień podjętych na posiedzeniach, zebraniach, naradach,
- rejestracja i kontrola wykonania postanowień przyjętych na posiedzeniach, zebraniach, naradach oraz informowanie dyrektora o stanie ich realizacji,
- prowadzenie kalendarza wizyt i spotkań,
- wydruk upomnień,
- ekspedycja poczty,
- zakup i wydawanie biletów komunikacji miejskiej,
- nadzór na kluczami do pomieszczeń znajdujących się w zasobach MBP,
- obsługa w Infolibie modułów: Zarządzenia, Regulaminy, Akty Prawne, Prenumerata prasy,
- prowadzenie rejestru szkoleń,
- koordynowanie spraw związanych z obsługą prawną,
- prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
- koordynacja spraw związanych z zamówieniami publicznymi,
- koordynacja działań związanych z kontrolą zarządczą
- wykonywanie czynności w zakresie administrowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, określanie potrzeb socjalnych i bytowych pracowników, opracowywanie programów i planów ich zaspokajania, współdziałanie przy ustalaniu zasad wykorzystania ZFŚS i wykonywanie czynności z tym związanych, inicjowanie przedsięwzięć socjalnych, kulturalnych i sportowych oraz współdziałanie w ich realizacji.
Rozdział XIX
Radca prawny
§ 33
Do zadań radcy prawnego należy świadczenie stałej i kompleksowej obsługi prawnej MBP, w szczególności:
- udzielanie ustnych oraz pisemnych opinii i porad prawnych w sprawach z zakresu działalności MBP,
- udział w opracowaniu tekstów prawnych, w szczególności treści zarządzeń, umów, dokumentów związanych z zamówieniem publicznym, projektów pism do osób trzecich,
- informowanie Dyrektora o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności MBP,
- informowanie Dyrektora o uchybieniach w działalności MBP w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień,
- branie udziału w spotkaniach i naradach,
- sprawowanie nadzoru nad egzekucją należności,
- występowanie w charakterze pełnomocnika w postępowaniu sądowym, arbitrażowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi i urzędami.
Rozdział XX
specjalista ds. BHP
§ 34
Do zadań specjalisty ds. BHP należy:
- kontrola warunków pracy i informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych,
- sporządzanie okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,
- zgłaszanie pracodawcy wniosków dotyczących wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wymagań ergonomii,
- udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy,
- opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy,
- udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz zachorowań na choroby zawodowe,
- prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,
- doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
- udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,
- współpraca w zakresie zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie BHP,
- współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników,
Rozdział XXI
Przepisy końcowe
§ 35
W oparciu o ustalenia zawarte w Regulaminie bezpośredni przełożeni dokonają aktualizacji podziału zadań służbowych pomiędzy podległych pracowników, zaktualizują szczegółowe zakresy obowiązków oraz zaktualizują wskazanie o którym mowa w § 5 ust. 3.
§ 36
Wątpliwości interpretacyjne treści niniejszego Regulaminu, w tym ewentualne spory o właściwość komórek organizacyjnych, rozstrzyga Dyrektor.
Format | Data publikacji / aktualizacji | Nazwa pliku (kliknij aby pobrać) | Pobierz | Zobacz |
---|---|---|---|---|
Kategoria: Pliki | ||||
2024-05-20 |
Schemat organizacyjny MBP.pdf
Zobacz:
rejestr zmian pliku,
ilość pobrań: 146
|
Schemat organizacyjny MBP.pdf 219.02KB | zobacz |
Redakcja podstrony
- Podmiot udostępniający informację
- Miejska Biblioteka Publiczna w Szczecinie
- Pierwsza publikacja
- Katowice IntraCOM.pl 2024-03-21 11:50
- Aktualizacja publikacji
- Ewa Krukowska 2024-05-15 10:43
- Wytworzenie publikacji
- Marcin Czapp 2024-05-15 10:41
- Zatwierdzenie
- Marcin Czapp 2024-05-15 10:41