BIP
Redakcja biuletynu Rejestr zmian
 


Regulamin Organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie

 

Z a r z ą d z e n i e n r 28/ 2018

Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie

z dnia 20 września 2018 roku



w sprawie wprowadzenia

Regulaminu Organizacyjnego

Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie



Na podstawie art. 13 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz § 8 ust. 1 Statutu Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie będącego załącznikiem do uchwały Nr XLIX/934/06 Rady Miasta Szczecina z dnia 9 stycznia 2006 roku zarządza się co następuje.




§ 1

Wprowadza się Regulamin Organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.


§ 2

Uchyla się Regulamin Organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie z dnia 11.03.2016 r.


§3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01.11.2018 r.








Załącznik nr 1 :

Regulamin Organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie



REGULAMIN ORGANIZACYJNY

MIEJSKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ W SZCZECINIE






Rozdział I

Postanowienia ogólne i definicje

§ 1

  1. Regulamin Organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie (dalej: MBP), a w szczególności strukturę organizacyjną i zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych.

  2. W rozumieniu niniejszego Regulaminu:

    1. komórki organizacyjne (dalej również: komórki) stanowią Działy, Filie, Magazyn Rezerw Zbiorów Bibliotecznych, Kancelaria, Archiwum, radca prawny, specjalista ds. BHP.

    2. Kierującym komórką organizacyjną jest:

      1. kierownik Działu, Filii, Magazynu Rezerw Zbiorów Bibliotecznych oraz Kancelarii

      2. osoba, której powierzono wykonywanie czynności w Archiwum, osoby zatrudnione na stanowisku radcy prawnego oraz na stanowisku specjalisty ds. BHP.


§ 2

Integralną część Regulaminu stanowi załącznik określający schemat struktury organizacyjnej MBP



Rozdział II

Zasady funkcjonowania i zadania

§ 3

  1. MBP jest instytucją kultury, wpisaną do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Prezydenta Miasta Szczecin pod nr RIK 4/97, działającą na podstawie:

    1. ustawy z dnia  25 października  1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 406),

    2. Statutu nadanego uchwałą Nr  XLIX/934/06  Rady Miasta Szczecin z dnia 9 stycznia 2006 r. z późn. zm. (dalej : Statut).

  2. Przedmiot działalności MBP określa Statut.

  3. Filie MBP oraz ich usytuowanie określa załącznik do Statutu.



Rozdział III

Ogólne regulacje dotyczące struktury organizacyjnej

§ 4

  1. MBP jest kierowana, zarządzana i reprezentowana na zewnątrz przez Dyrektora MBP (dalej: Dyrektor). Zastępca Dyrektora oraz Kierujący komórkami organizacyjnymi wspomagają Dyrektora w zakresie swoich obowiązków.

  2. Tryb powołania i odwołania Dyrektora oraz jego Zastępcy określa Statut.

  3. Dyrektor powołuje i odwołuje Kierujących komórkami organizacyjnymi.

  4. Dyrektor powierza wskazane w Regulaminie obowiązki wybranym przez siebie osobom, chyba że Regulamin albo przepis prawa stanowi inaczej.



§ 5

  1. Strukturę organizacyjną MBP tworzą:

    1. Dział Zarządzania Siecią Biblioteczną (ZSB) wraz z podległymi mu Filiami MBP,

    2. Dział Gromadzenia Zbiorów (GZ) wraz z podległym mu Magazynem Rezerwy Zbiorów Bibliotecznych,

    3. Dział Opracowania Zbiorów (OZ),

    4. Dział Technicznego Opracowania Zbiorów (TOZ),

    5. Dział Informatyzacji (DI),

    6. Dział Kadr i Płac (KP),

    7. Dział Księgowości (KF),

    8. Dział Promocji (PR),

    9. Dział Techniczno-Eksploatacyjny (TE),

    10. Archiwum (A),

    11. Kancelaria (K),

    12. Radca prawny,

    13. Specjalista ds. BHP.

  2. Kierujący komórkami organizacyjnymi odpowiadają za pracę tej komórki, w tym za całokształt podjętych i niepodjętych działań.

  3. W przypadku wieloosobowej komórki organizacyjnej zastępstwo Kierującego komórką sprawuje pisemnie wyznaczony przez niego pracownik tej komórki.


§ 6

W ramach działalności MBP wyszczególnia się następujące grupy obowiązków, które mogą być powierzane poszczególnym osobom w trybie § 4 ust. 4:

  1. bibliotekarz systemowy,

  2. inspektor ochrony danych,

  3. administrator danych,

  4. administrator internetowego serwisu informacyjnego Biuletynu Informacji Publicznej,

  5. koordynator zamówień publicznych,

  6. koordynator obrotu zbędnymi materiałami bibliotecznymi,

  7. koordynator działań kontrolnych i windykacyjnych.


§ 7

W ramach działalności MBP mogą być powoływane stałe i doraźne komisje. Zakres zadań i uprawnienia komisji określa Dyrektor albo wskazana przez niego osoba. Obowiązek uczestnictwa w pracach komisji, w tym obowiązek kierowania pracami komisji, zostaje powierzany w trybie § 4 ust. 4. W szczególności mogą funkcjonować:

  1. komisja zakupu,

  2. komisja selekcji zbiorów,

  3. komisja likwidacyjna,

  4. komisja przetargowa,

  5. komisja inwentaryzacyjna,

  6. komisja skontrowa,

  7. komisja brakowania dokumentacji aktowej,

  8. komisja oceniająca stan techniczny placówek oraz ich wyposażenie.



Rozdział IV

Dyrektor

§8

  1. Jeżeli niniejszy Regulamin wyraźnie nie przyznaje praw i nie nakłada obowiązków na poszczególne komórki lub poszczególnych pracowników, osobą właściwą i uprawnioną do podjęcia czynności jest Dyrektor.

  2. Dyrektor nadzoruje główne kierunki działalności MBP, a także pracę komórek i poszczególnych pracowników. Dyrektor może zmieniać podejmowane przez pracowników MBP rozstrzygnięcia.

  3. Do uprawnień Dyrektora (§ 4 ust. 1) należy w szczególności:

  1.  
    1. podpisywanie wszelkiej dokumentacji kierowanej do osób trzecich (w tym: do Organizatora, sądów, komorników, organów administracji publicznej i innych władz publicznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej, osób fizycznych),

    2. podpisywanie dokumentacji o wewnętrznym zakresie zastosowania (w tym: zarządzeń, poleceń),

    3. składanie wszelkich oświadczeń woli, a w szczególności:

      1. dotyczących zawierania, rozwiązywania, wypowiadania, odstępowania i zmiany wszelkich umów (w tym pracowniczych),

      2. udzielania wszelkich pełnomocnictw (w tym procesowych),

    4. tworzenie, znoszenie i przekształcanie poszczególnych stanowisk pracy, nadawanie pracownikom zakresu obowiązków, podejmowanie decyzji w sprawie odpowiedzialności pracowników (w tym materialnej i służbowej) oraz wykonywanie wszelkich innych uprawnień pracodawcy.

  1. Dyrektorowi bezpośrednio podlegają:

    1. Zastępca Dyrektora,

    2. Dział Zarządzania Siecią Biblioteczna (ZSB),

    3. Dział Gromadzenia Zbiorów (GZ),

    4. Dział Opracowania Zbiorów (OZ),

    5. Dział Informatyzacji (DI)

    6. Dział Kadr i Płac (KP),

    7. Główny Księgowy kierujący Działem Księgowości (KF),

    8. Dział Promocji (PR),

    9. Kancelaria (K)

    10. Radca prawny

    11. Specjalista ds. BHP



Rozdział V

Zastępca Dyrektora

§ 9

  1. W przypadku nieobecności Dyrektora Zastępca Dyrektora jest uprawniony do podejmowania wszystkich czynności, do których uprawniony jest Dyrektor.

  2. Zastępca Dyrektora odpowiada wyłącznie przed Dyrektorem za całokształt podjętych i niepodjętych działań.

  3. Wykonując swoje obowiązki Zastępca Dyrektora ma na uwadze merytoryczne uzasadnienie podjętych lub niepodjętych działań, a także ich zgodność z interesami MBP.



§ 10

Zastępca Dyrektora:

  1.  
    1. zastępuje Dyrektora w razie jego nieobecności lub na jego polecenie,

    2. sprawuje stały nadzór nad podległymi komórkami organizacyjnymi,

    3. nadzoruje przygotowanie planów remontów i inwestycji oraz ich realizację,

    4. pozyskuje środki z funduszy zewnętrznych w zakresie remontów i inwestycji, nadzoruje prawidłowe ich wydatkowanie i rozliczenie,

    5. nadzoruje prawidłowość ochrony mienia ruchomego i nieruchomego MBP i stanu jego zabezpieczenia,

    6. sprawuje nadzór nad prawidłowym przebiegiem zamówień publicznych,

    7. nadzoruje administrowanie obiektami MBP, w szczególności sprawdza umowy związane z funkcjonowaniem tych obiektów i kontroluje ich realizację,

    8. odpowiada za estetykę, stan techniczny oraz obowiązkowe przeglądy obiektów bibliotecznych,

    9. prowadzi Książki Obiektów Budowlanych nieruchomości zarządzanych przez MBP,

    10. sporządza okresowe sprawozdania w terminach wyznaczonych przez Dyrektora,

    11. sporządza sprawozdania, informacje, opinie dla Organizatora,

    12. wykonuje inne czynności polecone przez Dyrektora.


§ 11

  1. Zastępcy Dyrektora bezpośrednio podlegają:

    1. Dział Techniczno-Eksploatacyjny (TE),

    2. Dział Technicznego Opracowania Zbiorów (TOZ),

    3. Archiwum (A).

  2. W stosunku do kierowników podległych komórek oraz pracowników tych komórek Zastępcy Dyrektora przysługuje prawo wydawania poleceń służbowych.



Rozdział VI

Główny Księgowy

§ 12

  1. Główny Księgowy kieruje Działem Księgowości.

  2. Główny Księgowy odpowiada za całokształt spraw związanych z prowadzeniem działalności finansowo-budżetowej na podstawie ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości oraz ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, w szczególności w zakresie:

    1. prowadzenia rachunkowości jednostki,

    2. wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,

    3. dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

    4. dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

    5. sprawowania nadzoru nad inwentaryzacją aktywów MBP,

    6. sprawowania kontroli nad gospodarką kasową,

    7. sprawowania nadzoru nad gospodarką magazynową,

    8. opracowywania rocznych planów przychodów i kosztów jednostki,

    9. opracowywania budżetów modelowych i wieloletnich prognoz finansowych,

    10. sporządzania wymaganych przez Organizatora sprawozdań budżetowych.



Rozdział VII

Kierujący komórkami organizacyjnymi

§ 13

  1. Kierujący komórkami organizacyjnymi działają w ramach powierzonego obszaru zadań i obowiązków na zasadzie samodzielności.

  2. Sprawy wymagające akceptacji przełożonego Kierujący komórkami przedstawiają w postaci całościowo opracowanego projektu, chyba że ich przełożony postanowił inaczej.

  3. Kierujący komórkami odpowiadają za całokształt podjętych i niepodjętych działań.

  4. Wykonując swoje obowiązki Kierujący komórkami ma na uwadze merytoryczne uzasadnienie podjętych lub niepodjętych działań, a także ich zgodność z interesami MBP.


§ 14

  1. Kierujący komórkami organizacyjnymi, poza wykonywaniem innych obowiązków służbowych, zobowiązani są do:

    1. nadzoru nad warunkami pracy w danej komórce, a także jakości, ilości, celowości i prawidłowości wykonywanej pracy,

    2. nadzoru nad spełnianiem się w danej komórce warunków przewidzianych przepisami wewnętrznymi (w tym: Regulaminem Pracy), przepisami BHP i PPOŻ,

    3. rozliczania wykonania zadań przydzielonych komórce,

    4. sporządzania okresowych sprawozdań w terminach wyznaczonych przez Dyrektora,

    5. wdrożenia w danej komórce poleceń służbowych wydanych przez przełożonych,

    6. rozsądnego wyboru wykonawców do realizowanych zadań przydzielonych komórce - w przypadku, gdy o wyborze tym decyduje Kierujący komórką,

    7. dbałości o mienie powierzone w związku z pracą komórki,

    8. zapewnienia przestrzegania tajemnicy pracodawcy, służbowej lub ustawowej,

    9. informowania bezpośredniego przełożonego, a jeżeli nie jest nim Dyrektor, to w drugiej kolejności również i jego, o utrudnieniach w pracy komórki lub o możliwości racjonalizacji tej pracy wraz z propozycją podjęcia odpowiednich działań.

  2. Kierujący wieloosobowymi komórkami organizacyjnymi, poza wykonywaniem innych obowiązków służbowych oraz obowiązków, o których mowa w ust. 1, zobowiązani są ponadto do:

    1. wyznaczenia osoby, o której mowa w § 5 ust. 3,

    2. zapewnienia ciągłości pracy komórki,

    3. wydawania odpowiednich poleceń służbowych podległym pracownikom,

    4. odpowiedniego zaplanowania i zorganizowania pracy w komórce organizacyjnej, w tym również :

      1. wyznaczenia pracownikom odpowiednich zadań,

      2. określenia sposobu podziału pracy,

      3. ułożenia planu urlopów dla pracowników danej komórki,

      4. wydawania zezwoleń na opuszczenie miejsca pracy w godzinach pracy oraz kontroli odpracowania czasu opuszczenia pracy przed końcem okresu rozliczeniowego,

    5. udzielania, w razie potrzeb, instruktażu i wskazówek podwładnym, nadzoru nad pracą poszczególnych pracowników danej komórki,

    6. dokonywania okresowej oceny pracy komórki oraz pracowników danej komórki,

    7. składania, w razie potrzeb, wniosków o nagrody, kary, awanse w stosunku do podległych pracowników,

    8. przyjmowania i rozpatrywania wniosków i skarg od podległych pracowników oraz wydawania odpowiednich rozstrzygnięć w tych sprawach.



Rozdział VIII

Pracownicy nie pełniący funkcji kierownika komórki

§ 15

Pracownicy nie pełniący funkcji kierownika komórki zobowiązani są do wykonywania pracy w zgodzie z Regulaminem Pracy, przepisami prawa pracy oraz poleceniami przełożonych.



Rozdział IX

Dział Zarządzania Siecią Biblioteczną

§ 16

Kierownikowi Działu Zarządzania Siecią Biblioteczną bezpośrednio podlegają:

  1.  
    1. Kierownicy Filii MBP,

    2. pracownicy tego działu, również ci, którzy zgodnie z aktualnym poleceniem świadczą pracę w Filii (bibliotekarze dyżurni),

    3. pracownicy Filii, o których mowa w § 18 ust. 2 i 3.


§ 17

Do zadań Kierownika Działu Zarządzania Siecią Biblioteczną należy:

  1. opieka merytoryczna nad Filiami MBP,

  2. sprawowanie nadzoru nad Filiami MBP oraz nad pracą bibliotekarzy dyżurnych,

  3. zapewnianie ciągłości pracy Filii MBP,

  4. szkolenie pracowników, kierowanie wymianą doświadczeń między Filiami oraz adaptowanie do potrzeb działu i podległych Filii najnowszych rozwiązań z dziedziny metodyki i organizacji pracy bibliotecznej,

  5. opiniowanie planów i założeń do polityki gromadzenia zbiorów MBP dla komisji zakupu oraz opracowywanie dla niej opisów księgozbiorów poszczególnych Filii,

  6. obsługa prenumeraty czasopism poprzez:

    1. dobór tytułów czasopism,

    2. przydział komórek organizacyjnych dla dobranych tytułów,

  7. obsługa baz pełnotekstowych poprzez obsługę dostępów dla czytelników i pracowników,

  8. aktywny udział w konferencjach i seminariach, w tym przygotowywanie wystąpień i referatów,

  9. prowadzenie prac badawczych z zakresu bibliotekarstwa i publikowanie ich wyników,

  10. prowadzenie statystyki zbiorczej dotyczącej działalności merytorycznej filii, przygotowanie statystyki poszczególnych filii oraz sprawozdań, analiz i opracowań wybranych aspektów działalności MBP i podległych Filii,

  11. prowadzenie działalności instruktażowej w zakresie:

    1. udostępniania zbiorów,

    2. obsługa systemów i programów bibliotecznych,

    3. organizacji pracy,

  12. przydzielanie numerów w systemie bibliotecznym oraz kart bibliotecznych,

  13. gromadzenie, porządkowanie i aktualizowanie dokumentacji czytelników,

  14. wykonywanie innych czynności organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem filii nie zastrzeżonych do obowiązków kierownika Filii.


§ 18

  1. Do obowiązków Kierowników Filii należy:

  1. zapewnienie funkcjonowania Filii w godzinach przewidzianych w odrębnym zarządzeniu,

  2. organizowanie procesu obsługi czytelników oraz wpłat gotówkowych w filii,

  3. dbałość o przestrzeganie Regulaminu Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie,

  4. obsługa i szkolenie czytelników, udzielanie informacji bibliotecznych i bibliograficznych oraz porad w zakresie doboru lektury,

  5. promowanie i popularyzacja MBP i czytelnictwa poprzez współpracę z instytucjami i organizacjami w środowisku lokalnym, organizację akcji i imprez kulturalnoedukacyjnych, informowanie o ofercie MBP,

  6. aktywny udział w profilowaniu zakupu zbiorów bibliotecznych do Filii, przygotowanie do udostępniania oraz przechowywanie i zabezpieczanie zbiorów, właściwy podział, ustawienie, aktualizacja i konserwacja,

  7. organizowanie i wykonywanie prac związanych z ubytkowaniem zbiorów bibliotecznych,

  8. prowadzenie statystyki i dokumentacji bibliotecznej,

  9. planowanie i sprawozdawczość,

  10. współpraca z działami MBP w zakresie kompetencji poszczególnych działów.

  1. Pracą Filii jednoosobowych kieruje Kierownik Działu Zarządzania Siecią Biblioteczną. Może on wydawać polecenia, o których mowa w § 15, pracownikom, którzy zgodnie z aktualnym poleceniem świadczą pracę w tej Filii celem zapewnienia realizacji wszystkich zadań przewidzianych w ust. 1.

  2. W razie nieobecności lub braku Kierownika Filii wieloosobowej, pracą tej Filii kieruje Kierownik Działu Zarządzania Siecią Biblioteczną. Może on wydawać polecenia, o których mowa w § 15, pracownikom, którzy zgodnie z aktualnym poleceniem świadczą pracę w tej Filii celem zapewnienia realizacji wszystkich zadań przewidzianych w ust. 1.


Rozdział X

Dział Gromadzenia Zbiorów

§ 19

Kierownikowi Działu Gromadzenia Zbiorów bezpośrednio podlegają:

  1.  
    1. pracownicy tego działu,

    2. Kierownik Magazynu Rezerw Zbiorów Bibliotecznych.


§ 20

Do zadań Kierownika Działu Gromadzenia Zbiorów należy:

  1. gromadzenie zbiorów dla komórek organizacyjnych, polegające na:

    1. przygotowaniu planów i założeń do polityki gromadzenia zbiorów MBP dla komisji zakupu,

    2. przyjmowaniu dezyderat Filii, Działów i bezpośrednio od czytelników,

    3. przygotowaniu i realizacji zakupu nowości wydawniczych i uzupełnień,

    4. sprawdzaniu kompletności dostaw, składaniu i rozliczaniu reklamacji,

    5. współpracy z Działem Księgowości w zakresie rozliczenia faktur wpływających z tytułu dokonywanych zakupów,

    6. przyjmowaniu i selekcji darów,

    7. inicjowaniu i realizacji procesu przenoszenia zbiorów pomiędzy Filiami oraz Filiami a Magazynem Rezerw Zbiorów Bibliotecznych,

    8. inicjowaniu i realizacji procesu ubytkowania zbiorów w kategorii „wycofane (zdezaktualizowane)” oraz „wycofane (nieczytane)”,

    9. ewidencjonowaniu zbiorów,

  2. przyjmowanie protokołów ubytków z Filii, ich ewidencjonowanie oraz usuwanie ubytkowanych pozycji z katalogu elektronicznego,

  3. rozliczanie rocznych przybytków i ubytków zbiorów ze wszystkimi komórkami MBP, a szczególnie z Filiami i Magazynem Rezerw Zbiorów Bibliotecznych, sporządzanie raportów na podstawie danych w systemie komputerowym,

  4. obsługa prenumeraty czasopism poprzez:

    1. realizację zakupu,

    2. sprawdzanie kompletności dostaw, składaniu i rozliczaniu reklamacji,

    3. współpracę z Działem Księgowości w zakresie rozliczenia faktur wpływających z tytułu dokonywanych zakupów,

  5. obsługa baz pełnotekstowych poprzez:

    1. dobór tytułów,

    2. współpracę z Działem Księgowości w zakresie rozliczenia faktur wpływających z tytułu dokonywanych zakupów,

  6. organizowanie procesu zbywania zbędnych materiałów bibliotecznych,

  7. wykonywanie innych czynności organizacyjno-rozliczeniowych, w tym tworzenie lub opiniowanie procedur i zasad kontroli stanu zbiorów,

  8. udzielanie informacji o zbiorach w oparciu o dostępne katalogi.


§ 21

Do zadań Kierownika Magazynu Rezerw Zbiorów Bibliotecznych należy:

  1. przechowywanie i zabezpieczanie zbiorów,

  2. przysposabianie materiałów bibliotecznych do udostępniania lub przekazania do innej komórki,

  3. włączanie zwróconych lub pozyskanych materiałów bibliotecznych do zbiorów i dbanie o ich należyte rozmieszczenie, układ i oznakowanie,

  4. nadzorowanie kompletności zbiorów oraz prowadzenie statystyki i sprawozdawczości,

  5. wstępna selekcja zbiorów,

  6. wykreślanie ubytków z inwentarzy kartkowych,

  7. sporządzanie protokołów przekazania materiałów bibliotecznych i protokołów ubytków,

  8. przekazywanie na makulaturę lub do utylizacji zbędnych materiałów bibliotecznych.



Rozdział XI

Dział Opracowania Zbiorów

§ 21

Do zadań Kierownika Działu Opracowania Zbiorów należy:

  1. tworzenie katalogu zbiorów materiałów bibliotecznych zgodnie z przyjętymi standardami i zasadami katalogowania,

  2. inwentaryzowanie zbiorów, sprawdzenie kompletności inwentaryzacji oraz prezentacja informacji o zasobach online,

  3. współpraca z Biblioteką Uniwersytetu Śląskiego w zakresie scalania haseł i utrzymania zgodności pomiędzy Lokalną Kartoteką Haseł Wzorcowych
    a Centralną Kartoteką Haseł Wzorcowych,

  4. kontrola bazy danych i nadzór merytoryczny w celu zachowania kompletności i spójności danych, w szczególności poprzez:

    1. meliorację katalogu,

    2. aktualizację słowników,

    3. kontrolę indeksów wyszukiwawczych,

  5. tworzenie i kontrolowanie bazy czasopism,

  6. udostępnianie informacji o licencjonowanych zbiorach elektronicznych,

  7. współtworzenie Rozproszonego Centralnego Katalogu Bibliotek Szczecina i Regionu (RoK@Bi),

  8. sporządzanie zestawień i raportów na podstawie danych tworzonych w systemie bibliotecznym.



Rozdział XII

Dział Technicznego Opracowania Zbiorów

§ 22

Do zadań Kierownika Działu Technicznego Opracowania Zbiorów należy:

  1. techniczne przygotowanie materiałów bibliotecznych do wypożyczania,

  2. prowadzenie działań naprawczych w stosunku do materiałów bibliotecznych,

  3. ekspedycja materiałów bibliotecznych do innych komórek i między komórkami,

  4. prowadzenie procesu digitalizacji materiałów bibliotecznych.



Rozdział XIII

Dział Informatyzacji

§ 23

Do zadań Kierownika Działu Informatyzacji należy:

  1. administrowanie siecią komputerową MBP (w Dyrekcji i Filiach), w szczególności:

    1. zarządzanie kontrolą dostępu zgodnie z zasadami wynikającymi z przyjętych środków bezpieczeństwa,

    2. zapewnienie sprawności i bezpieczeństwa sieci,

  2. prowadzenie bieżącej analizy posiadanych zasobów w zakresie wydajności, niezawodności, zużycia i potrzeby ich odnowienia,

  3. wyszukiwanie, analizowanie i wnioskowanie o dokonanie nabycia programów komputerowych, zgodnie z aktualnymi potrzebami MBP,

  4. wyszukiwanie, analizowanie i wnioskowanie o dokonanie nabycia sprzętu komputerowego, telekomunikacyjnego, CCTV a także urządzeń peryferyjnych,

  5. instalowanie nabytego sprzętu i programów komputerowych,

  6. konserwacja sprzętu i aktualizacja oprogramowania używanego w MBP,

  7. zapewnienie stałej dostępności zasobów zgromadzonych na urządzeniach MBP poprzez utrzymywanie ich w trybie ciągłej pracy oraz bieżące zapewnianie sprawności sprzętu, w szczególności:

    1. diagnozowanie uszkodzeń i awarii oraz podejmowanie odpowiednich działań naprawczych,

    2. testowanie, analizowanie, konfigurowanie aplikacji sieciowych w celu uzyskania maksymalnej niezawodności i bezpieczeństwa,

    3. wykrywanie i neutralizowanie zagrożeń sieciowych (włamania, wirusy, trojany),

  8. archiwizacja zbiorów danych MBP zgodnie z zasadami wynikającymi z przyjętych środków bezpieczeństwa,

  9. nadzór nad wycofaniem sprzętu komputerowego z użycia, zgodnie z zasadami wynikającymi z przyjętych środków bezpieczeństwa,

  10. konfigurowanie i uruchamianie, w miarę zapotrzebowania, nowych usług w MBP,

  11. szkolenie pracowników w zakresie obsługi sprzętu komputerowego,

  12. przygotowywanie raportów analitycznych na bazie SiSenseStudio lub innego aktualnie używanego programu.



Rozdział XIV

Dział Kadr i Płac

§ 24

Do zadań Kierownika Działu Kadr i Płac należy:

  1. prowadzenie całokształtu spraw pracowniczych przy zachowaniu aktualnie obowiązujących przepisów, w szczególności nadzór nad spełnianiem przez MBP warunku obligatoryjnych badań i szkoleń pracowników, prowadzenie akt osobowych, obsługa wniosków urlopowych i zwolnień lekarskich, sporządzanie projektów oświadczeń woli wynikających ze stosunku pracy, prowadzenie bieżącej analizy stanu i struktury zatrudnienia,

  2. przygotowywanie sprawozdań i statystyk w zakresie spraw osobowych,

  3. prowadzenie podręcznego archiwum spraw osobowych,

  4. sporządzanie i przekazywanie dokumentów do Urzędu Skarbowego, w tym;

    1. informacji o uzyskanych dochodach i pobranych zaliczkach na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych,

    2. rocznych rozliczeń podatku w imieniu pracownika,

    3. składanie rocznych deklaracji na zaliczki miesięczne podatku dochodowego od osób fizycznych, w szczególności PIT 4R, PIT 11,

  5. sporządzanie i przekazywanie dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w tym:

    1. deklaracji rozliczeniowych,

    2. dokumentów zgłoszeniowych,

    3. dokumentów emerytalno-rentowych,

    4. dokumentów zasiłkowych,

    5. innych wymaganych zaświadczeń,

    6. innych dokumentów na wniosek ZUS,

oraz przekazywanie dokumentów wypadkowych,

  1. załatwianie pracowniczych spraw emerytalnych, rentowych oraz innych spraw pracowniczych,

  2. prowadzenie Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej,

  3. informowanie Dyrektora o stwierdzonych nadużyciach w procesie świadczenia pracy przez konkretnego pracownika lub nieprawidłowościach w sposobie zorganizowania pracy,

  4. obsługa programu PC Biznes w dedykowanym zakresie,

  5. sporządzanie list płac,

  6. wystawianie na wniosek pracowników zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu,

  7. rozliczanie inwentaryzacji środków trwałych – protokoły z różnic inwentaryzacyjnych,

  8. prowadzenie grupowego ubezpieczenia na życie,

  9. sporządzanie zestawień dla Działu Księgowości.



Rozdział XV

Dział Księgowości

§ 25

Do zadań Kierownika Działu Księgowości (Głównego Księgowego) należy zapewnienie:

  1. prowadzenia rachunkowości jednostki,

  2. prowadzenia gospodarki kasowej,

  3. prowadzenia ewidencji wydatków strukturalnych,

  4. prowadzenia rejestru faktur VAT przychodzących,

  5. sprawdzania faktur VAT pod względem formalnym i rachunkowym,

  6. przekazywania faktur VAT do odpowiednich komórek organizacyjnych celem sprawdzenia i opisania dokumentów pod względem merytorycznym,

  7. naliczania składek i sporządzania deklaracji PFRON,

  8. przygotowania przelewów do zatwierdzenia przez osoby upoważnione,

  9. terminowej realizacja płatności,

  10. obsługa programu PC Biznes w dedykowanym zakresie.



Rozdział XVI

Dział Promocji

§ 26

Do zadań Działu Promocji należy:

  1. prowadzenie kampanii promocyjnych MBP, jej zbiorów i usług,

  2. promocja książki i czytelnictwa,

  3. organizowanie wydarzeń kulturalnych,

  4. tworzenie i realizowanie w MBP projektów kulturalnych z uwzględnieniem zewnętrznych źródeł finansowania,

  5. wspieranie, koordynowanie i monitorowanie wydarzeń kulturalnych organizowanych przez filie biblioteczne,

  6. koordynowanie wolontariatu związanego z działalnością kulturalną MBP,

  7. opracowywanie publikacji na temat MBP oraz dokumentowanie i gromadzenie informacji o działalności MBP,

  8. prowadzenie procesu komunikacji z środkami masowego przekazu, kontakt z mediami w kwestiach promocyjnych, związanych z wydarzeniami kulturalnymi,

  9. organizacja konferencji oraz szkoleń naukowych i branżowych,

  10. prowadzenie wydawnictwa MBP,

  11. aktualizacja treści na stronie internetowej MBP, współpraca przy aranżacji jej wyglądu,

  12. obsługa mediów społecznościowych Biblioteki (takich jak Facebook, Instagram, Twitter itp.),

  13. wdrażanie i monitorowanie reguł identyfikacji wizualnej MBP.



Rozdział XVII

Dział Techniczno-Eksploatacyjny

§ 27

Do zadań Kierownika Działu Techniczno-Eksploatacyjnego należy:

  1. prowadzenie wszystkich spraw związanych z konserwacją i remontami obiektów MBP, a w sytuacjach tego wymagających współpraca z podmiotami posiadającymi odpowiednie uprawnienia (projektant, inspektor nadzoru, kierownik budowy, rzeczoznawca, mistrz kominiarski i inne),

  2. sprawdzanie pod względem merytorycznym prawidłowości kosztorysów planowanych do wykonania robót i faktur wystawianych za zamówione prace, usługi, narzędzia i materiały,

  3. przygotowanie i przechowywanie dokumentacji wykonywanych remontów,

  4. przygotowanie, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji technicznej obiektów MBP,

  5. prowadzenie spraw związanych z naprawą i okresową kontrolą urządzeń i sprzętów,

  6. prowadzenie gospodarki narzędziowej,

  7. opracowywanie programów remontów i modernizacji obiektów MBP,

  8. opracowywanie programów inwestycyjnych,

  9. prowadzenie zadań inwestycyjnych,

  10. prowadzenie sprawozdawczości oraz sporządzanie analiz w zakresie wykonywanych prac.

  11. dbanie o utrzymanie obiektów MBP oraz ich otoczenia w czystości,

  12. dbanie o należyty stan zieleni wokół obiektów MBP, prowadzenie prac pielęgnacyjnych i upiększających w ogrodach MBP,

  13. sprawowanie bieżącej kontroli nad stanem technicznym i estetycznym obiektów MBP oraz ich wyposażenia,

  14. przyjmowanie zgłoszeń dotyczących mebli, sprzętu i wyposażenia,

  15. sprawowanie bieżącej kontroli nad sprzętem stanowiącym wyposażenie komórek organizacyjnych MBP oraz kontroli nad ruchem tego sprzętu, w tym wypisywanie druków OT, MT i PT,

  16. obsługa gospodarcza komórek organizacyjnych MBP, zaopatrywanie w niezbędne materiały, sprzęt i wyposażenie,

  17. sporządzenie planów zakupu sprzętu i materiałów w oparciu o zapotrzebowanie składane przez Kierowników komórek i przyjęte w MBP normy zaopatrzeniowe,

  18. prowadzenie magazynu materiałowego,

  19. organizacja transportu samochodowego,

  20. dbanie o prawidłowe zabezpieczenie obiektów bibliotecznych oraz prowadzenie ewidencji osób uprawnionych do obsługi systemów alarmowych,

  21. sprawdzanie pod względem merytorycznym prawidłowości faktur za usługi związane z eksploatacją obiektów (podatki, czynsze, obsługa systemów alarmowych i ochrona obiektów, opłaty energetyczne, wywóz nieczystości itp.),

  22. sprawdzanie pod względem merytorycznym prawidłowości faktur za usługi telekomunikacyjne,

  23. prowadzenie kontroli i ewidencji w gospodarce odpadami,

  24. współpraca z Kancelarią Brokerską lub innym upoważniony podmiotem w sprawach związanych z polisą ubezpieczeniową, w szczególności przygotowywanie odpowiednich zestawień rzeczowych, uaktualnianie danych, udział w ocenie szkód oraz współpraca z firmą ubezpieczeniową w sprawach związanych z uzyskaniem odszkodowania,



Rozdział XVIII

Archiwum

§ 28

Do zadań osoby, której powierzono wykonywanie czynności w Archiwum, należy:

  1. przejmowanie, przechowywanie, zabezpieczanie oraz prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych z poszczególnych komórek MBP,

  2. udostępnianie materiałów przechowywanych w Archiwum,

  3. inicjowanie brakowania materiałów kategorii B,

  4. udział w pracach komisji mającej za zadanie ocenę i wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania,

  5. występowanie do Archiwum Państwowego o zgodę na wybrakowanie wytypowanej dokumentacji.



Rozdział XIX

Kancelaria

§ 29

Do zadań Kierownika Kancelarii należy:

  1. prowadzenie rejestru korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej MBP,

  2. organizowanie zebrań, spotkań służbowych, narad,

  3. redagowanie pism urzędowych, sporządzenie protokołów z narad i spotkań,

  4. przekazywanie właściwym komórkom organizacyjnym decyzji i postanowień podjętych na posiedzeniach, zebraniach, naradach,

  5. rejestracja i kontrola wykonania postanowień przyjętych na posiedzeniach, zebraniach, naradach oraz informowanie dyrektora o stanie ich realizacji,

  6. prowadzenie kalendarza wizyt i spotkań,

  7. wydruk upomnień,

  8. ekspedycja poczty,

  9. zakup i wydawanie biletów komunikacji miejskiej,

  10. obsługa w Infolibie modułów: Zarządzenia, Regulaminy, Akty Prawne, Prenumerata prasy,

  11. prowadzenie rejestru szkoleń,

  12. koordynowanie spraw związanych z obsługą prawną,

  13. prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,

  14. wykonywanie czynności w zakresie administrowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, określanie potrzeb socjalnych i bytowych pracowników, opracowywanie programów i planów ich zaspokajania, współdziałanie przy ustalaniu zasad wykorzystania ZFŚS i wykonywanie czynności z tym związanych, inicjowanie przedsięwzięć socjalnych, kulturalnych i sportowych oraz współdziałanie w ich realizacji.



Rozdział XX

Radca prawny

§ 30

Do zadań radcy prawnego należy świadczenie stałej i kompleksowej obsługi prawnej MBP, w szczególności:

  1. udzielanie ustnych oraz pisemnych opinii i porad prawnych w sprawach z zakresu działalności MBP,

  2. udział w opracowaniu tekstów prawnych, w szczególności treści zarządzeń, umów, dokumentów związanych z zamówieniem publicznym, projektów pism do osób trzecich,

  3. informowanie Dyrektora o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności MBP,

  4. informowanie Dyrektora o uchybieniach w działalności MBP w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień,

  5. branie udziału w spotkaniach i naradach,

  6. sprawowanie nadzoru nad egzekucją należności,

  7. występowanie w charakterze pełnomocnika w postępowaniu sądowym, arbitrażowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi i urzędami.



Rozdział XXI

specjalista ds. BHP

§ 31

Do zadań specjalisty ds. BHP należy:

  1. kontrola warunków pracy i informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych,

  2. sporządzanie okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,

  3. zgłaszanie pracodawcy wniosków dotyczących wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wymagań ergonomii,

  4. udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy,

  5. opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy,

  6. udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz zachorowań na choroby zawodowe,

  7. prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,

  8. doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

  9. udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,

  10. współpraca w zakresie zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie BHP,

  11. współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników,


Rozdział XXII

Przepisy końcowe

§ 32

W oparciu o ustalenia zawarte w Regulaminie bezpośredni przełożeni dokonają aktualizacji podziału zadań służbowych pomiędzy podległych pracowników, zaktualizują szczegółowe zakresy obowiązków oraz zaktualizują wskazanie o którym mowa w § 5 ust. 3.


§ 33

Wątpliwości interpretacyjne treści niniejszego Regulaminu, w tym ewentualne spory o właściwość komórek organizacyjnych, rozstrzyga Dyrektor.


 


 



Załączniki do dokumentu
Załącznik nr 1 RO.pdf

BIP MBP Szczecin. Ilość odwiedzin: 240261