BIP
Redakcja biuletynu Rejestr zmian
 


Regulamin Organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie

Z a r z ą d z e n i e    n r  20  / 2012
Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie
z dnia 18 października 2012 roku

w sprawie wprowadzenia
Regulaminu Organizacyjnego
Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie

Na podstawie art. 13 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 406) oraz § 8 ust. 1 Statutu Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie będącego załącznikiem do uchwały Nr XLIX/934/06 Rady Miasta Szczecina z dnia 9 stycznia 2006 roku zarządza się co następuje.


§ 1


Wprowadza się nowy Regulamin Organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie, którego tekst stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

1. Z dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia traci moc obowiązującą poprzedni Regulamin Organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie nadany zarządzeniem nr 25/2006 r. Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie z dnia 13.06.2006 r.
2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
MIEJSKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ W SZCZECINIE

Rozdział I
Postanowienia ogólne i definicje

§ 1

1. Regulamin Organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie (dalej : MBP) a w szczególności strukturę organizacyjną i zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych.
2. W rozumieniu niniejszego Regulaminu :
1) komórki organizacyjne (dalej również : komórki) stanowią Działy, Filie, Magazyn Rezerw Zbiorów Bibliotecznych, Kancelaria, Archiwum, radca prawny, specjalista ds. BHP.
2) Kierującym komórki organizacyjnej jest:
a. kierownik Działu, Filii, Magazynu Rezerw Zbiorów oraz Kancelarii
b. osoba której powierzono wykonywanie czynności w Archiwum oraz osoby zatrudnione na stanowisku radcy prawnego oraz na stanowisku specjalisty ds. BHP.

§ 2

Integralną część Regulaminu stanowi załącznik określający schemat struktury organizacyjnej MBP


Rozdział II
Zasady funkcjonowania i zadania

§ 3

1. MBP jest instytucją kultury, wpisaną do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Prezydenta Miasta Szczecin pod nr RIK 4/97, działającą na podstawie:
1) ustawy z dnia  25 października  1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 406),
2) Statutu nadanego uchwałą Nr  XLIX/934/06  Rady Miasta Szczecin z dnia
9 stycznia 2006 r. z późn. zm. (dalej : Statut)
2. Przedmiot działalności MBP określa Statut.
3. Filie MBP oraz ich usytuowanie określa załącznik do Statutu.


Rozdział III
Ogólne regulacje dotyczące struktury organizacyjnej

§ 4

1. MBP jest kierowana, zarządzana i reprezentowana na zewnątrz przez Dyrektora MBP (dalej: Dyrektor). Zastępca Dyrektora oraz Kierujący komórkami organizacyjnymi wspomagają Dyrektora w zakresie swoich obowiązków.
2. Tryb powołania i odwołania Dyrektora oraz jego Zastępcy określa Statut.
3. Dyrektor powołuje i odwołuje Kierujących komórkami organizacyjnymi.
4. Dyrektor powierza wskazane w Regulaminie obowiązki wybranym przez siebie osobom, chyba że Regulamin albo przepis prawa stanowi inaczej.


§ 5

1. Strukturę organizacyjną MBP tworzą :
1) Dział Instrukcyjno – Metodyczny (IM) wraz z podległymi mu Filiami MBP i Magazynem Rezerwy Zbiorów Bibliotecznych,
2) Dział Gromadzenia Zbiorów(GZ),
3) Dział Opracowania Zbiorów (OZ),
4) Dział Kontroli i Windykacji (KW)
5) Dział Informatyzacji (DI)
6) Dział Kadr i Płac (KP),
7) Dział Księgowości (KF),
8) Dział Promocji i Marketingu (PR),
9) Dział Techniczny (T),
10) Dział Obsługi Administracyjnej (OA),
11) Archiwum (A),
12) Kancelaria (K),
13) Radca prawny,
14) Specjalista ds. BHP
2. Kierujący komórkami organizacyjnymi odpowiadają za pracę tej komórki, w tym za całokształt podjętych i niepodjętych działań.
3. W przypadku wieloosobowej komórki organizacyjnej zastępstwo Kierującego komórką sprawuje pisemnie wyznaczony przez niego pracownik tej komórki.

§ 6

W ramach działalności MBP wyszczególnia się następujące grupy obowiązków, które mogą być powierzane poszczególnym osobom w trybie § 4 ust. 4:
1) bibliotekarz systemowy,
2) administrator bezpieczeństwa informacji,
3) administrator danych,
4) administrator internetowego serwisu informacyjnego Biuletynu Informacji Publicznej,
5) koordynator ds. zamówień publicznych.

§ 7

W ramach działalności MBP mogą być powoływane stałe i doraźne komisje. Zakres zadań i uprawnienia komisji określa Dyrektor albo wskazana przez niego osoba. Obowiązek uczestnictwa w pracach komisji, w tym obowiązek kierowania pracami komisji, zostaje powierzany w trybie § 4 ust. 4. W szczególności mogą funkcjonować :
1) komisja zakupu książek,
2) komisja selekcji zbiorów,
3) komisja likwidacyjna,
4) komisja przetargowa,
5) komisja inwentaryzacyjna,
6) komisja skontrowa,
7) komisja brakowania dokumentacji aktowej,
8) komisja oceniająca stan techniczny placówek oraz ich wyposażenie


Rozdział IV
Dyrektor

§8

1. Jeżeli niniejszy Regulamin wyraźnie nie przyznaje praw i nie nakłada obowiązków na poszczególne komórki lub poszczególnych pracowników osobą właściwą i uprawnioną do podjęcia czynności jest Dyrektor.
2. Dyrektor nadzoruje główne kierunki działalności MBP, a także pracę komórek i poszczególnych pracowników. Dyrektor może zmieniać podejmowane przez pracowników MBP rozstrzygnięcia.
3. Do uprawnień Dyrektora (§ 4 ust. 1) należy w szczególności:
1) podpisywanie wszelkiej dokumentacji kierowanej do osób trzecich (w tym : do sądów, komorników, organów administracji publicznej i innych władz publicznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej, osób fizycznych),
2) podpisywanie dokumentacji o wewnętrznym zakresie zastosowania (w tym : zarządzeń, poleceń),
3) składanie wszelkich oświadczeń woli, a w szczególności:
a. dotyczących zawierania, rozwiązywania, wypowiadania, odstępowania i zmiany wszelkich umów (w tym : pracowniczych),
b. podpisywania weksli i czeków,
c. udzielania wszelkich pełnomocnictw (w tym procesowych),
4) tworzenie, znoszenie i przekształcanie poszczególnych stanowisk pracy, nadawanie pracownikom zakresu obowiązków, podejmowanie decyzji w sprawie odpowiedzialności pracowników (w tym materialnej i służbowej) oraz wykonywanie wszelkich innych uprawnień pracodawcy,
4. Dyrektorowi bezpośrednio podlegają:
1) Zastępca Dyrektora,
2) Dział Instrukcyjno – Metodyczny (IM),
3) Dział Gromadzenia Zbiorów (GZ),
4) Dział Opracowania Zbiorów (OZ),
5) Dział Kontroli i Windykacji (KW)
6) Dział Informatyzacji (DI)
7) Dział Kadr i Płac (KP),
8) Główny Księgowy kierujący Działem Księgowości (KF),
9) Dział Promocji i Marketingu (PR),
10) Kancelaria (K)
11) Radca prawny
12) Specjalista ds. BHP


Rozdział V
Zastępca Dyrektora

§ 9

1. W przypadku nieobecności Dyrektora Zastępca Dyrektora jest uprawniony do podejmowania wszystkich czynności do których uprawniony jest Dyrektor.
2. Zastępca Dyrektora odpowiada wyłącznie przed Dyrektorem za całokształt podjętych i niepodjętych działań.
3. Wykonując swoje obowiązki Zastępca Dyrektora ma na uwadze merytoryczne uzasadnienie podjętych lub niepodjętych działań, a także ich zgodność z interesami MBP.

§ 10

Zastępca Dyrektora :
1) zastępuje Dyrektora w razie jego nieobecności lub na jego polecenie,
2) przygotowuje plany remontów i inwestycji oraz nadzoruje ich realizację,
3) sprawuje stały nadzór nad podległymi komórkami organizacyjnymi,
4) pozyskuje środki z funduszy zewnętrznych w zakresie remontów i inwestycji, nadzoruje prawidłowe ich wydatkowanie i rozliczenie,
5) nadzoruje prawidłowość ochrony mienia ruchomego i nieruchomego MBP i stanu jego zabezpieczenia,
6) sprawuje nadzór nad prawidłowym przebiegiem zamówień publicznych, w tym w szczególności przygotowuje - we współpracy z radcą prawnym i innymi kierującymi komórkami - dokumentację przetargową, bierze udział w komisjach przetargowych oraz gromadzi wszelką dokumentacją związaną z przebiegiem zamówień publicznych,
7) administruje obiektami MBP, w szczególności przygotowuje umowy i wnioski w sprawach ewentualnych zmian w umowach już zawartych a także kontroluje ich realizację,
8) odpowiada za estetykę i stan techniczny obiektów bibliotecznych,
9) prowadzi Książki Obiektów Budowlanych nieruchomości zarządzanych przez MBP
10) sporządza okresowe sprawozdania w terminach wyznaczonych przez Dyrektora,
11) sporządza sprawozdania, informacje, opinie dla Organizatora,
12) wykonuje inne czynności polecone przez Dyrektora.

§ 11

1. Zastępcy Dyrektora bezpośrednio podlegają:
1) Dział Techniczny (T),
2) Dział Obsługi Administracyjnej (OA),
3) Archiwum (A)
2. W stosunku do kierowników podległych komórek oraz pracowników tych komórek Zastępcy Dyrektora przysługuje prawo wydawania poleceń służbowych.


Rozdział VI
Główny Księgowy

§ 12

1. Główny Księgowy kieruje Działem Księgowości.
2. Główny Księgowy odpowiada za całokształt spraw związanych z prowadzeniem działalności finansowo-budżetowej na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz.1240 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406) w szczególności w zakresie:
1) prowadzenia rachunkowości jednostki,
2) wykonywania dyspozycji  środkami pieniężnymi,
3) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
4) dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych
5) sprawowania nadzoru nad inwentaryzacją aktywów MBP
6) sprawowania kontroli nad gospodarką kasową,
7) sprawowania nadzoru nad gospodarką magazynową,
8) opracowywania rocznych planów przychodów i kosztów jednostki,
9) opracowywania budżetów modelowych i wieloletnich prognoz finansowych,
10) sporządzania wymaganych przez Organizatora sprawozdań budżetowych,


Rozdział VII
Kierujący komórkami organizacyjnymi

§ 13

1. Kierujący komórkami organizacyjnymi działają w ramach powierzonego obszaru zadań i obowiązków na zasadzie samodzielności.
2. Sprawy wymagające akceptacji przełożonego Kierujący komórkami przedstawiają w postaci całościowo opracowanego projektu, chyba że ich przełożony postanowił inaczej.
3. Kierujący komórkami odpowiadają za całokształt podjętych i niepodjętych działań.
4. Wykonując swoje obowiązki Kierujący komórkami ma na uwadze merytoryczne uzasadnienie podjętych lub niepodjętych działań, a także ich zgodność z interesami MBP.

§ 14

1. Kierujący komórkami organizacyjnymi, poza wykonywaniem innych obowiązków służbowych, zobowiązani są do:
1) nadzoru nad warunkami pracy w danej komórce, a także jakości, ilości, celowości i prawidłowości wykonywanej pracy,
2) nadzoru nad spełnieniem się w danej komórce warunków przewidzianych przepisami wewnętrznymi (w tym : Regulaminem Pracy), przepisami BHP i PPOŻ,
3) rozliczania wykonania zadań przydzielonych komórce,
4) sporządzania okresowych sprawozdań w terminach wyznaczonych przez Dyrektora,
5) wdrożenia w danej komórce poleceń służbowych wydanych przez przełożonych,
6) rozsądnego wyboru wykonawców do realizowanych zadań przydzielonych komórce - w przypadku gdy o wyborze tym decyduje Kierujący komórką,
7) dbałości o mienie powierzone w związku z pracą komórki,
8) zapewnienia przestrzegania tajemnicy służbowej,
9) informowania bezpośredniego przełożonego, a jeżeli nie jest nim Dyrektor to w drugiej kolejności również i jego, o utrudnieniach w pracy komórki lub o możliwości racjonalizacji tej pracy wraz z propozycją podjęcia odpowiednich działań.
2. Kierujący wieloosobowymi komórkami organizacyjnymi, poza wykonywaniem innych obowiązków służbowych oraz obowiązków o których mowa w ust. 1, zobowiązani są ponadto do:
1) wyznaczenia osoby o której mowa w § 5 ust. 3,
2) zapewnienia ciągłości pracy komórki,
3) wydawania odpowiednich poleceń służbowych podległym pracownikom,
4) odpowiedniego zaplanowania i zorganizowania pracy w komórce organizacyjnej, w tym również :
a. wyznaczenia pracownikom odpowiednich zadań,
b. określenia sposobu podziału pracy,
c. ułożenia planu urlopów dla pracowników danej komórki,
d. wydawania zezwoleń na opuszczenie miejsca pracy w godzinach pracy oraz kontroli odpracowania czasu opuszczenia pracy przed końcem okresu rozliczeniowego
5) udzielania, w razie potrzeb, instruktażu i wskazówek podwładnym, nadzór nad pracą poszczególnych pracowników danej komórki,
6) dokonywania okresowej oceny pracy komórki oraz pracowników danej komórki,
7) składania, w razie potrzeb, wniosków o nagrody, kary, awanse w stosunku do pracowników danej komórki,
8) przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków i skarg od podległych pracowników oraz wydawanie odpowiednich rozstrzygnięć w tych sprawach.


Rozdział VIII
Pracownicy nie pełniący funkcji kierownika komórki

§ 15

Pracownicy nie pełniący funkcji kierownika komórki zobowiązani są do wykonywania pracy w zgodzie z Regulaminem Pracy, przepisami prawa pracy oraz poleceniami przełożonych.


Rozdział IX
Dział Instrukcyjno – Metodyczny

§ 16

Kierownikowi Działu Instrukcyjno-Metodycznego bezpośrednio podlegają :
1) pracownicy Działu Instrukcyjno-Metodycznego
2) Filie MBP,
3) Magazyn Rezerw Zbiorów Bibliotecznych,

§ 17

Do zadań Działu Instrukcyjno-Metodycznego należy :
1) gromadzenie księgozbioru podręcznego i materiałów metodycznych,
2) aktywny udział w konferencjach i seminariach, w tym przygotowywanie wystąpień i referatów,
3) prowadzenie prac badawczych z zakresu bibliotekarstwa i publikowanie ich wyników,
4) szkolenie pracowników, kierowanie wymianą doświadczeń między Filiami oraz adaptowanie do potrzeb działu i podległych Filii najnowszych rozwiązań z dziedziny metodyki i organizacji pracy bibliotecznej,
5) opieka merytoryczna nad Filiami MBP oraz Magazynem Rezerw Zbiorów Bibliotecznych,
6) nadzór i kontrola funkcjonowania Filii MBP oraz Magazynu Rezerw Zbiorów Bibliotecznych,
7) prowadzenie statystyki zbiorczej dotyczącej działalności merytorycznej filii oraz przygotowanie sprawozdań, analiz i opracowań wybranych aspektów działalności MBP i podległych Filii, 
8) prowadzenie dokumentacji zbiorczej podległych Filii,
9) współorganizowanie działalności kulturalno-oświatowej w Filiach MBP,
10) prowadzenie działalności instruktażowej  w zakresie:
a. udostępniania zbiorów,
b. obsługi modułu „Wypożyczalnia” w systemie „Prolib”,
c. organizacji pracy,
11) gromadzenie, porządkowanie i aktualizowanie dokumentacji czytelników,
12) wykonywanie innych czynności organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem filii nie zastrzeżonych do obowiązków kierownika Filii

§ 18

Do obowiązków Kierowników Filii należy:
1) zapewnienie funkcjonowania Filii w godzinach przewidzianych w odrębnym zarządzeniu,
2) współpraca z działami merytorycznymi MBP, komisją zakupu książek i komisją selekcji zbiorów w kształtowaniu zbiorów Filii,
3) przechowywanie i zabezpieczanie zbiorów,
4) przysposabianie pozycji do udostępniania,
5) włączanie zwróconych pozycji do zbiorów i dbanie o ich należyte rozmieszczenie, układ i oznakowanie,
6) nadzorowanie kompletności zbiorów,
7) wstępna selekcja zbiorów,
8) wykreślanie ubytków z inwentarzy kartkowych,
9) rejestrowanie czytelników i informowanie ich o obowiązującym Regulaminie Miejskiej Biblioteki Publicznej w Szczecinie
10) organizacja pobierania od czytelników wpłat gotówkowych,
11) prowadzenie działalności informacyjno-bibliograficznej,
12) prowadzenie działalności kulturalno-oświatowej,
13) współdziałanie z innymi instytucjami i organizacjami w zakresie rozwijania i zaspokajania potrzeb czytelniczych i kulturalnych społeczeństwa,
14) prowadzenie statystyki bibliotecznej,
15) udostępnianie pozycji na miejscu oraz ich wypożyczanie,
16) popularyzacja książek i czytelnictwa,
17) udzielanie czytelnikom porad w zakresie doboru lektury oraz korzystania ze zbiorów i katalogów.

§ 19

Do zadań Kierownika Magazynu Rezerw Zbiorów Bibliotecznych należy:
1) włączanie pozyskanych z Filii pozycji do zbiorów i dbanie o ich należyte rozmieszczenie, układ i oznakowanie,
2) udostępnianie zbiorów do wglądu,
3) pakowanie pozycji przeznaczonych do wysyłki bądź przekazania,
4) wstępna selekcja zbiorów Magazynu Rezerw Zbiorów Bibliotecznych,
5) sporządzanie protokołów przekazania pozycji i protokołów ubytków,
6) przekazywanie na makulaturę lub do utylizacji pozycji zbędnych,
7) prowadzenie statystyki i sprawozdawczości.

Rozdział X
Dział Gromadzenia Zbiorów

§ 20

Do zadań Kierownika Działu Gromadzenia Zbiorów należy:
1) gromadzenie zbiorów dla Filii, Magazynu Rezerw Zbiorów Bibliotecznych oraz Działów MBP polegające na:
a) przygotowaniu planów i założeń do polityki gromadzenia zbiorów MBP,
b) przyjmowaniu dezyderat filii, działów i bezpośrednio od czytelników,
c) przedstawianiu komisji zakupu książek tytułowych i ilościowych propozycji do zakupu spośród nowości wydawniczych i uzupełnień,
d) przygotowaniu i realizacji zakupu nowości wydawniczych i uzupełnień,
e) sprawdzaniu kompletności dostaw, składaniu i rozliczaniu reklamacji,
f) współpracowaniu z Działem Księgowości w zakresie rozliczenia faktur wpływających z tytułu dokonywanych zakupów,
g) przyjmowaniu i selekcji darów,
h) inicjowaniu i realizacji procesu przenoszenia zbiorów pomiędzy Filiami oraz Filiami a Magazynem Rezerw Zbiorów Bibliotecznych,
i) ewidencjonowaniu przybytków w rejestrze przybytków,
j) akcesjonowaniu przybytków i przydzielaniu znaków miejsca w module Gromadzenia systemu „Prolib”,
k) wydruk dokumentów wpływu i specyfikacji,
l) coroczny wydruk wszystkich inwentarzy i rejestru ubytków
2) przyjmowanie protokołów ubytków z Filii, ich ewidencjonowanie oraz usuwanie ubytkowanych pozycji z katalogu elektronicznego,
3) rozliczanie rocznych przybytków i ubytków zbiorów ze wszystkimi komórkami MBP, a szczególnie z Filiami i Magazynem Rezerw Zbiorów Bibliotecznych, połączone ze sprawdzaniem stanu zgodności dokumentacji (rejestry ubytków),
4) sporządzanie  raportów na podstawie danych w systemie komputerowym,
5) obsługa prenumeraty czasopism poprzez:
a) realizowanie zamówień,
b) bieżącą kontrolę dostaw,
c) składanie i rozliczanie reklamacji,
d) współpracowanie z Działem Księgowości w zakresie rozliczenia faktur wpływających z tytułu prenumeraty czasopism,
6) wykonywanie innych czynności organizacyjno-rozliczeniowych, w tym tworzenie lub opiniowanie procedur i zasad kontroli stanu zbiorów,
7) udzielanie informacji o zbiorach w oparciu o dostępne katalogi.


Rozdział XI
Dział Opracowania Zbiorów

§ 21

Do zadań Kierownika Działu Opracowania Zbiorów należy:
1) tworzenie katalogu elektronicznego MBP z wykorzystaniem modułu Opracowania systemu „Prolib” poprzez:
a) katalogowanie formalne według cech formalno–wydawniczych pozycji w formacie MARC21
b) katalogowanie przedmiotowe w Języku Haseł Przedmiotowych Biblioteki Narodowej,
c) tworzenie charakterystyki rzeczowej według UKD,
2) opracowanie rekordów bibliograficznych różnych typów pozycji (w szczególności książek, dokumentów dźwiękowych, dokumentów elektronicznych, filmów) albo wytworzenie (w razie potrzeby) takich rekordów bibliograficznych poprzez:
a) nadawanie numerów inwentarzowych,
b) ustalanie sygnatur,
c) przypisywanie wypożyczalni fizycznej – (Filii)
3) wydruk unikatowych kodów kreskowych dla danej pozycji,
4) umieszczenie w katalogu plików graficznych zawierających skany okładek,
5) opracowanie bazy czasopism,
6) współpraca według ustalonych procedur z Biblioteką Uniwersytetu Śląskiego, na serwerze której posadzona została kopia Centralnej Kartoteki Haseł Wzorcowych, poprzez:
a) scalanie haseł oraz utrzymanie zgodności pomiędzy Lokalną Kartoteką Haseł Wzorcowych a Centralną Kartoteką Haseł Wzorcowych,
b) synchronizację rekordów kartoteki haseł wzorcowych,
7) kontrola bazy i nadzór merytoryczny w celu zachowania kompletności i spójności danych poprzez:
a) meliorację katalogu,
b) dostosowywanie opisów przedmiotowych do zmian w słownictwie i metodyce Języka Haseł Przedmiotowych Biblioteki Narodowej,
c) aktualizację słowników, indeksów wyszukiwawczych,
8) opracowanie retrospektywne pozycji, które nie zostały jeszcze objęte tą procedurą,


Rozdział XII
Dział Kontroli i Windykacji

§ 22

Do zadań Kierownika Działu Kontroli i Windykacji należy :
1) przeprowadzanie skontrów w filiach bibliotecznych i spisów z natury w MBP,
2) komputerowe przetwarzanie danych z przeprowadzonego skontrum,
3) aktualizacja statusu braków po przeprowadzonym skontrum,
4) koordynowanie prac związanych z rozliczeniem skontrów i inwentaryzacji,
5) gromadzenie dokumentacji z  przeprowadzonych skontrów i inwentaryzacji,
6) przygotowywanie wstępnych wniosków i analiz z przeprowadzonych kontroli,
7) prowadzenie procesu windykacji, a w szczególności:
a. koordynowanie całościowego przebiegu procesu windykacji w MBP, w szczególności monitoring stanu zadłużenia poszczególnych dłużników, wzywanie dłużników do zapłaty dokonywane w formie uznanej za najbardziej optymalną (w tym : w formie pisemnej), podejmowanie innych czynności zmierzających do dobrowolnej spłaty zadłużenia takich jak wnioskowanie do Dyrektora o rozłożenie płatności na raty lub zamieszczanie danych w rejestrach dłużników,
b. bezpośrednią obsługę dłużnika,
c. aktualizację kont dłużników w oparciu o wpłaty dokonywane do kasy MBP oraz na konto Windykacja, a także w oparciu o informacje o zwrotach zbiorów bibliotecznych,
d. kontrolowanie systematyczności wpłat ratalnych.
e. przekazywanie radcy prawnemu dokumentacji niezbędnej do dochodzenia roszczeń w postępowaniu sądowym w przypadku ustalenia takiej konieczności,
f. współpraca z zewnętrzną firmą windykacyjną - w przypadku powierzenia jej procesu dochodzenia roszczeń od dłużników,
g. monitorowanie procesu egzekucji komorniczej i współpraca z Komornikiem – w przypadku wszczęcia takiego postępowania.


Rozdział XIII
Dział Informatyzacji

§ 23

Do zadań Kierownika Działu Informatyzacji należy:
1) administrowanie siecią komputerową MBP (w Dyrekcji i Filiach)
2) wyszukiwanie, analizowanie i opiniowanie programów komputerowych i sprzętu zgodnie z aktualnymi potrzebami MBP,
3) przedstawianie wniosków i opinii w sprawie zakupu sprzętu i oprogramowania dla MBP,
4) współudział w przygotowywaniu przetargów na sprzęt komputerowy i oprogramowanie,
5) zapewnienie stałego dostępu do zasobów zgromadzonych na serwerach MBP,
6) konserwacja sprzętu i aktualizacja oprogramowania używanego w MBP,
7) utrzymywanie serwerów w trybie ciągłej pracy poprzez:
a. diagnozowanie uszkodzeń i podejmowanie odpowiednich działań w celu ich usunięcia,
b. testowanie, analizowanie, konfigurowanie aplikacji sieciowych w celu  uzyskania maksymalnej niezawodności i bezpieczeństwa,
c. wykrywanie i neutralizowanie zagrożeń sieciowych (włamania, wirusy, trojany),
8) archiwizacja zbiorów danych MBP,
9) archiwizacja, na żądanie pracowników, zbiorów danych przez nich gromadzonych,
10) konfigurowanie i uruchamianie, w miarę zapotrzebowania, nowych usług w MBP,
11) pełnienie obowiązków Administratora Bezpieczeństwa Informacji,
12) wdrażanie zakupionych przez MBP programów komputerowych,
13) szkolenie pracowników w zakresie obsługi sprzętu komputerowego
14) przygotowywanie raportów analitycznych na bazie SiSenseStudio lub innego aktualnie używanego programu.


Rozdział XIV
Dział Kadr i Płac

§ 24

Do zadań Kierownika Działu Kadr i Płac należy:
1) prowadzenie całokształtu spraw pracowniczych przy zachowaniu aktualnie obowiązujących przepisów, w szczególności nadzór nad spełnianiem przez MBP warunku obligatoryjnych badań i szkoleń pracowników, prowadzenie akt osobowych, obsługa wniosków urlopowych i zwolnień lekarskich, sporządzanie projektów oświadczeń woli wynikających ze stosunku pracy, prowadzenie bieżącej analizy stanu i struktury zatrudnienia,
2) przygotowywanie sprawozdań i statystyk w zakresie spraw osobowych,
3) prowadzenie podręcznego archiwum spraw osobowych,
4) sporządzanie i przekazywanie dokumentów do Urzędu Skarbowego, w tym;
a. informacji o uzyskanych dochodach i pobranych zaliczkach na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych,
b. rocznych rozliczeń podatku w imieniu pracownika,
c. składanie rocznych deklaracji na zaliczki miesięczne podatku dochodowego od osób fizycznych, w szczególności PIT 4R, PIT 11
5) sporządzanie i przekazywanie dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w tym :
a. deklaracje rozliczeniowe,
b. dokumenty zgłoszeniowe,
c. dokumenty emerytalno-rentowe,
d. dokumenty zasiłkowe,
e. dokumenty wypadkowe,
f. wymagane zaświadczenia
inne - na wniosek ZUS, a także załatwianie pracowniczych spraw emerytalnych, rentowych oraz innych spraw pracowniczych wymagających współpracy z ZUS, PIP albo inną osobą lub organem umocowanym do działania w takim zakresie,
6) prowadzenie Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej,
7) informowanie Dyrektora o stwierdzonych nadużyciach w procesie świadczenia pracy przez konkretnego pracownika lub nieprawidłowościach w sposobie zorganizowania pracy,
8) obsługa programów Streamsoft Prestiż oraz Płatnik,
9) sporządzanie list płac.


Rozdział XV
Dział Księgowości

§ 25


Do zadań Kierownika Działu Księgowości (Głównego Księgowego) należy zapewnienie:
1) prowadzenia rachunkowości jednostki,
2) prowadzenia gospodarki kasowej,
3) prowadzenia ewidencji wydatków strukturalnych,
4) prowadzenia rejestru faktur VAT przychodzących,
5) sprawdzania faktur VAT pod względem formalnym i rachunkowym,
6) przekazywania faktur VAT do odpowiednich komórek organizacyjnych celem sprawdzenia i opisania dokumentów pod względem merytorycznym,
7) naliczania składek i sporządzania deklaracji PFRON,
8) przygotowania przelewów do zatwierdzenia przez osoby upoważnione,
9) terminowej realizacja płatności.

 

Rozdział XVI
Dział Promocji i Marketingu

§ 26

Do zadań Kierownika Działu Promocji i Marketingu należy:
1) opracowywanie strategii marketingowych,
2) prowadzenie kampanii reklamujących MBP, jej zbiory i usługi,
3) promocja książki i czytelnictwa,
4) organizowanie imprez artystycznych,
5) gromadzenie i opracowywanie publikacji na temat MBP,
6) dokumentacja i archiwizacja działalności promocyjnej,
7) utrzymywanie kontaktów z mediami takimi jak prasa, radio i telewizja oraz opracowywanie i zamieszczanie informacji w sieci Internet,
8) organizacja konferencji naukowych i branżowych,
9) prowadzenie wydawnictwa MBP
10) zarządzanie i prowadzenie serwisów społecznościowych MBP,
11) zarządzanie i prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej MBP,
12) tworzenie i wdrażanie reguł identyfikacji wizualnej MBP.


Rozdział XVII
Dział Techniczny

§ 27

Do zadań Kierownika Działu Technicznego należy:
1) prowadzenie wszystkich spraw związanych z konserwacją i remontami obiektów MBP, a w sytuacjach tego wymagających współpraca z podmiotami posiadającymi odpowiednie uprawnienia (projektant, inspektor nadzoru, kierownik budowy, rzeczoznawca, mistrz kominiarski i inne),
2) sprawdzanie pod względem merytorycznym prawidłowości kosztorysów planowanych do wykonania robót i faktur wystawianych za zamówione prace, usługi, narzędzia i materiały,
3) przygotowanie i przechowywanie dokumentacji wykonywanych remontów,
4) przygotowanie, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji technicznej obiektów MBP,
5) prowadzenie spraw związanych z naprawą  i okresową kontrolą urządzeń i sprzętów,
6) prowadzenie gospodarki narzędziowej,
7) opracowywanie programów remontów i modernizacji obiektów MBP,
8) opracowywanie programów inwestycyjnych,
9) prowadzenie zadań inwestycyjnych,
10) prowadzenie sprawozdawczości oraz sporządzanie analiz w zakresie wykonywanych prac.


Rozdział XVIII
Dział Obsługi Administracyjnej

§ 28

Do zadań Kierownika Działu Obsługi Administracyjnej należy:
1) dbanie o utrzymanie obiektów MBP oraz ich otoczenia w czystości,
2) dbanie o należyty stan zieleni wokół obiektów MBP, prowadzenie prac pielęgnacyjnych i upiększających w ogrodach MBP,
3) sprawowanie bieżącej kontroli nad stanem technicznym i estetycznym obiektów MBP oraz ich wyposażenia,
4) przyjmowanie zgłoszeń dotyczących mebli, sprzętu, niesprawnych numerów abonenckich, składanie reklamacji oraz monitorowanie ich wykonania,
5) sprawowanie bieżącej kontroli nad sprzętem stanowiącym wyposażenie komórek organizacyjnych MBP oraz kontroli nad ruchem tego sprzętu, w tym wypisywanie druków OT, MT i PT,
6) obsługa gospodarcza komórek organizacyjnych MBP, zaopatrywanie w niezbędne materiały, sprzęt i wyposażenie,
7) sporządzenie planów zakupu sprzętu i materiałów w oparciu o zapotrzebowanie składane przez Kierowników komórek i przyjęte w MBP normy zaopatrzeniowe,
8) prowadzenie magazynu materiałowego,
9) organizacja transportu samochodowego,
10) dbanie o prawidłowe zabezpieczenie obiektów bibliotecznych oraz prowadzenie ewidencji osób uprawnionych do obsługi systemów alarmowych
11) sprawdzanie pod względem merytorycznym prawidłowości faktur za usługi związane z eksploatacją obiektów (podatki, czynsze, obsługa systemów alarmowych i ochrona obiektów, opłaty energetyczne, wywóz nieczystości itp.)
12) sprawdzanie pod względem merytorycznym prawidłowości faktur za usługi telekomunikacyjne oraz rozliczanie pracowników MBP za prywatne rozmowy telefoniczne,
13) prowadzenie kontroli i ewidencji w gospodarce odpadami,
14) współpraca z Kancelarią Brokerską lub innym upoważniony podmiotem w sprawach związanych z polisą ubezpieczeniową, w szczególności przygotowywanie odpowiednich zestawień rzeczowych, uaktualnianie danych, udział w ocenie szkód oraz współpraca z firmą ubezpieczeniową w sprawach związanych z uzyskaniem odszkodowania,
15) techniczne przygotowanie do wypożyczania zakupionych pozycji oraz ich ekspedycja do filii bibliotecznych.


Rozdział XIX
Archiwum

§ 29

Do zadań osoby której powierzono wykonywanie czynności w Archiwum należy:
1) przejmowanie, przechowywanie, zabezpieczanie oraz prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych z poszczególnych komórek MBP,
2) udostępnianie materiałów przechowywanych w Archiwum,
3) inicjowanie brakowania materiałów kategorii B,
4) udział w pracach komisji mającej za zadanie ocenę i wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania,
5) występowanie do Archiwum Państwowego o zgodę na wybrakowanie wytypowanej dokumentacji.


Rozdział XX
Kancelaria

§ 30

Do zadań Kierownika Kancelarii należy:
1) prowadzenie rejestru korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej MBP,
2) organizowanie zebrań, spotkań służbowych, narad,
3) redagowanie pism urzędowych, sporządzenie protokołów z narad i spotkań,
4) przekazywanie właściwym komórkom organizacyjnym decyzji i postanowień podjętych na posiedzeniach, zebraniach, naradach,
5) rejestracja i kontrola wykonania postanowień przyjętych na posiedzeniach, zebraniach, naradach oraz informowanie dyrektora o stanie ich realizacji,
6) prowadzenie kalendarza wizyt i spotkań,
7) wydruk upomnień,
8) ekspedycja poczty,
9) zakup i wydawanie biletów komunikacji miejskiej,
10) obsługa w Infolibie modułów: Zarządzenia, Regulaminy, Akty Prawne, Prenumerata  prasy,
11) prowadzenie rejestru szkoleń,
12) koordynowanie spraw związanych z obsługą prawną,
13) opracowywanie sprawozdań i statystyk w zakresie spraw kancelaryjnych,
14) wykonywanie czynności w zakresie administrowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych,
15) określanie potrzeb socjalnych i bytowych pracowników oraz opracowywanie programów i planów ich zaspokajania,
16) współdziałanie przy ustalaniu zasad wykorzystania ZFŚS i wykonywanie czynności z tym związanych,
17) inicjowanie przedsięwzięć socjalnych, kulturalnych i sportowych oraz współdziałanie w ich realizacji.


Rozdział XXI
Radca prawny

§ 31

Do zadań radcy prawnego należy świadczenie stałej i kompleksowej obsługi prawnej MBP, w szczególności:
1) udzielanie ustnych oraz pisemnych opinii i porad prawnych w sprawach z zakresu działalności MBP,
2) informowanie Dyrektora o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności MBP,
3) informowanie Dyrektora o uchybieniach w działalności MBP w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień,
4) branie udziału w spotkaniach i naradach,
5) sprawowanie nadzoru nad egzekucją należności,
6) występowanie w charakterze pełnomocnika w postępowaniu sądowym, arbitrażowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi i urzędami.


Rozdział XXII
specjalista ds. BHP


§ 32

Do zadań specjalisty ds. BHP należy:
1. okresowa kontrola, ocena oraz analiza stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w obiektach MBP,
2. analiza oraz ocena przyczyn wypadków przy pracy i chorób zawodowych, składanie wniosków o charakterze profilaktycznym oraz sprawozdań o wypadkach przy pracy i chorobach zawodowych,
3. koordynacja przedsięwzięć z zakresu zapobiegania zagrożeniom powodującym wypadki przy pracy i choroby zawodowe, opracowywanie projektów wytycznych dotyczących poprawy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na podstawie ocen i analiz,
4. branie udziału w pracach przy ocenie projektów inwestycyjnych,
5. branie udziału w pracach komisji przyjmującej do eksploatacji nowo zbudowane lub przebudowane obiekty,
6. współpraca z właściwymi instancjami związków zawodowych oraz organami nadzoru nad warunkami pracy i służby zdrowia w zakresie bhp,
7. informowanie Dyrektora o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie bhp i koniecznych do podjęcia czynnościach,
8. opracowanie i opiniowanie projektów przepisów dotyczących zabezpieczenia potrzeb pracowników w odzież ochronną, roboczą i środki ochrony indywidualnej oraz kontrola realizacji planów tego zaopatrzenia,
9. prowadzenie gospodarki odzieżą ochronną i roboczą oraz środkami ochrony indywidualnej,
10. przeprowadzanie wymaganych szkoleń pracowników w zakresie bhp.

 

Rozdział XXIII
Przepisy końcowe

§ 33

W oparciu o ustalenia zawarte w Regulaminie bezpośredni przełożeni dokonają aktualizacji podziału zadań służbowych pomiędzy podległych pracowników, zaktualizują szczegółowe zakresy obowiązków oraz zaktualizują wskazanie o którym mowa w § 5 ust. 3.

§ 34

Wątpliwości interpretacyjne treści niniejszego Regulaminu, w tym ewentualne spory o właściwość komórek organizacyjnych, rozstrzyga Dyrektor.

 


Osoba odpowiedzialna za treść dokumentu: Ewa Krukowska
Osoba odpowiedzialna za udostępnienie dokumentu: Marta Kret
Data wytworzenia informacji: 06.11.2012r.
Data ostatniej edycji: 28.08.2015r.

 




Załączniki do dokumentu
Załącznik nr 1 RO.pdf

BIP MBP Szczecin. Ilość odwiedzin: 191983